Contract met een dienstverlener: welke afspraken zijn gebruikelijk?

Waarom een contract met een dienstverlener?

Met een overeenkomst van opdracht leg je afspraken vast over diensten: werk zonder fysiek product. Denk aan teksten schrijven, een website bouwen, secretariële ondersteuning of social media bijhouden. De overeenkomst is niet verplicht, maar geeft beide partijen duidelijkheid en voorkomt frustratie doordat vooraf vastligt wat je van elkaar verwacht.

Ze is extra relevant als jouw dienst lijkt op werk dat ook vaak in loondienst gebeurt. Ze maakt vooraf inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn bij een later conflict.

Een vaste set afspraken is gebruikelijk. Het document benoemt dat het om een overeenkomst van opdracht gaat, bevat de identificatie van beide partijen, beschrijft de werkzaamheden en noemt begin- en einddatum of looptijd.

Ook gebruikelijk: vergoeding inclusief of exclusief btw, tussentijdse opzegging, geheimhouding en een eventueel concurrentiebeding, bepalingen over aansprakelijkheid en verzekeringen, vastlegging van de zelfstandigheid van de opdrachtnemer en ondertekening door beide partijen.

Voor- en nadelen van een overeenkomst van opdracht

Basisafspraken: wie, wat en hoe lang?

Benoem eerst het soort contract. Staat in de aanhef dat partijen een overeenkomst van opdracht sluiten, dan is het juridisch kader voor iedereen duidelijk. Daarna volgen de volledige en juiste namen en factuurgegevens van beide partijen, inclusief de naam waaronder wordt gefactureerd. Zo ontstaat later geen discussie over wie contractspartij is.

De kern is de beschrijving van de werkzaamheden. Maak die concreet genoeg om de omvang van de opdracht te bepalen: welke dienst wordt geleverd, welke resultaten of oplevermomenten horen erbij, wat valt er expliciet buiten en wie levert de benodigde input. Vage omschrijvingen zoals 'ondersteuning op het gebied van marketing' maken achteraf moeilijk meetbaar of de opdracht is uitgevoerd.

Leg ook de looptijd vast: een begin- en einddatum of een periode waarbinnen de werkzaamheden worden uitgevoerd. Een einddatum of afgebakende periode hoort in de lijst van gebruikelijke afspraken en bakent de opdracht af. Spreek daarnaast af hoe en hoe vaak je rapporteert of overlegt, en wie binnen beide organisaties contactpersoon is.

Vergoeding, btw en betaling

Afspraken over de vergoeding zijn standaard, met daarbij uitdrukkelijk de vermelding of bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Dat onderscheid voorkomt dat partijen achteraf van verschillende bedragen uitgaan. Het maakt ook duidelijk welk deel van de factuur aan de opdrachtnemer toekomt en welk deel als btw wordt afgedragen.

Beschrijf waarop de vergoeding is gebaseerd: een uurtarief, een vaste prijs per opdracht of per resultaat, of een combinatie daarvan. Hoort bij de prijs een specificatie van componenten zoals gewerkte uren, materiaal, licenties of reiskosten, leg dan vast hoe die worden doorbelast.

Maak daarnaast afspraken over meerwerk. Wanneer is iets meerwerk, wie geeft daarvoor vooraf toestemming en tegen welk tarief wordt het uitgevoerd? Regel ten slotte het betaalproces: binnen welke termijn na factuurdatum wordt betaald, of er in termijnen of juist na oplevering wordt gefactureerd, en wat gebeurt bij te late betaling.

Zelfstandigheid en schijnzelfstandigheid

In een overeenkomst van opdracht leg je vast dat de opdrachtnemer niet in dienst treedt bij de opdrachtgever. Je legt ook de zelfstandigheid en professionaliteit van de opdrachtnemer vast. Zo voorkom je schijnzelfstandigheid.

Van schijnzelfstandigheid kan sprake zijn als een opdrachtgever iemand als zzp'er inhuurt, maar diegene taken of verantwoordelijkheden krijgt die bij iemand in loondienst horen. Eén bepaling is niet genoeg: de Belastingdienst kijkt niet alleen naar de overeenkomst van opdracht, maar ook naar de werkelijkheid.

De praktijk is dus belangrijk. Beschrijf hoe de samenwerking verloopt: wie bepaalt wanneer en waar het werk wordt gedaan, gebruikt de opdrachtnemer eigen gereedschap en methoden, werkt diegene voor meerdere opdrachtgevers en hoe zijn aanwijzingen en verantwoordelijkheden verdeeld? Alleen opschrijven dat er geen dienstverband is, is niet voldoende.

Om de arbeidsrelatie te beoordelen bestaan hulpmiddelen. De keuzehulp stelt 10 vragen en laat zien welke kenmerken jouw situatie heeft; zekerheid biedt die niet, want het gaat om het totaalbeeld en niet om het aantal kenmerken. Het verkorte toetsingskader bevat de wettelijke regels voor het beoordelen van een arbeidsrelatie; het uitgebreide toetsingskader staat op de website van de Belastingdienst.

Er zijn voorbeelden per sector, zoals de zorg, bouw en het onderwijs, en veelgestelde vragen voor zzp'ers en opdrachtgevers. Opdrachtgevers kunnen de webmodule beoordeling arbeidsrelaties invullen: ieder antwoord levert punten op en het totaal geeft een indicatie of de opdrachtnemer als zzp'er werkt of in loondienst. Gebruik de uitkomst voor het gesprek over het juiste contract.

Belastingdienst: belangrijkste criteria voor schijnzelfstandigheid

Tussentijds opzeggen, geheimhouding en concurrentie

Afspraken over tussentijdse opzegging staan in de gebruikelijke lijst. Leg vast met welke opzegtermijn en in welke vorm (bijvoorbeeld schriftelijk) tussentijds kan worden opgezegd. Leg ook vast wat gebeurt met al uitgevoerd werk dat nog gefactureerd moet worden, en welke verplichtingen partijen bij beëindiging hebben, zoals het overdragen van bestanden en toegangen. Zonder zulke afspraken is er bij een voortijdig einde geen maatstaf voor wat nog moet worden afgerond of betaald.

Een geheimhoudingsplicht hoort ook tot de standaardafspraken. Maak concreet welke informatie vertrouwelijk is, wie toegang heeft, hoelang de geheimhouding doorloopt en wat wel mag, bijvoorbeeld de opdracht in een portfolio vermelden. Dat voorkomt dat partijen achteraf verschillend invullen wat wel en niet gedeeld mocht worden.

Een concurrentiebeding kan ook worden opgenomen. Werk de reikwijdte expliciet uit: voor welke werkzaamheden, bij welke soort opdrachtgevers, in welk gebied en voor welke periode geldt het beding. Hoe specifieker dat is omschreven, hoe kleiner de kans op een geschil over de vraag of een nieuwe opdracht eronder valt.

Aansprakelijkheid, verzekeringen en aanwijzingen

Afspraken over aansprakelijkheid en verzekeringen zijn gebruikelijk in een overeenkomst van opdracht. Beschrijf wie aansprakelijk is voor welke schade, of er een maximum aan de aansprakelijkheid is, welke soorten schade wel en niet worden vergoed (bijvoorbeeld directe schade tegenover gevolgschade) en welke verplichtingen gelden bij een incident, zoals melden en schade beperken.

Verzekeringen horen bij dit blok. In een modelovereenkomst van opdracht staat dat de verzekering tijdens de gehele duur van de overeenkomst in stand moet worden gehouden. Neem daarom in het contract op welke verzekering van toepassing is, dat deze gedurende de hele looptijd in stand blijft en dat een bewijs van dekking op verzoek wordt overlegd. Dat voorkomt dat een schadeclaim pas aan het licht brengt dat de dekking inmiddels is opgezegd.

Bij de uitvoering geldt een gedragsregel: volgens artikel 7:402 BW moet de dienstverlener tijdige en verantwoorde aanwijzingen van de opdrachtgever volgen. Geef aanwijzingen daarom binnen de kaders van de opdracht en bij voorkeur schriftelijk. Zo is achteraf duidelijk welke instructie wanneer is gegeven en of die tijdig en verantwoord was.

Modelovereenkomst en ondertekening

Een modelovereenkomst of goed opgesteld format kan als basis dienen, maar maatwerk blijft nodig. Stem de bepalingen af op de specifieke dienst, de duur, de vergoeding en de verhouding tussen partijen. Een snel in elkaar gezette overeenkomst heeft waarschijnlijk weinig juridische waarde.

Bepaalde modelovereenkomsten zijn alleen beschikbaar voor leden van een brancheorganisatie. Leden van ZZP Nederland kunnen bijvoorbeeld gratis een modelovereenkomst downloaden en aanpassen aan hun situatie.

Bij een model geldt dezelfde waarschuwing als bij het contract zelf: de Belastingdienst kijkt naar de werkelijkheid en niet alleen naar de tekst. Ondertekening door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer hoort tot de gebruikelijke afspraken en maakt duidelijk dat beide partijen het document en de afspraken hebben aanvaard. Zorg dat bijlagen, zoals een beschrijving van de werkzaamheden of een tarievenblad, bij ondertekening worden meegezonden en expliciet onderdeel van de overeenkomst zijn.

Checklist: gebruikelijke afspraken op een rij

Loop het contract na op deze punten. 1) Staat er dat het om een overeenkomst van opdracht gaat? 2) Zijn de partijgegevens compleet? 3) Is vastgelegd dat er geen dienstverband is, en past de uitvoering daarbij?