Zakelijke dienstverleners selecteren: aanbesteding, offertes en contracten

Breng de behoefte en eisen in kaart

Omschrijf eerst welk resultaat de zakelijke dienstverlener moet leveren en welke eisen bij de opdracht horen. Denk bijvoorbeeld aan software, boekhouding of de inhuur van personeel.

Baken de opdracht af met het type opdracht, de CPV-code, de plaats van uitvoering en het type aanbestedende dienst. Bepaal ook welke procedure past en welke gunningscriteria je gebruikt.

Bij een overheidsopdracht zijn de Aanbestedingswet 2012 en de beginselen van gelijke behandeling, non-discriminatie en transparantie van belang. De Gids Proportionaliteit werkt het proportionaliteitsbeginsel uit; afwijkingen van de bepalingen moeten in de aanbestedingsstukken worden gemotiveerd.

Maak eisen en criteria concreet voordat je offertes beoordeelt of de aanbesteding publiceert. TenderTrends toont bij vergelijkbare aanbestedingen onder meer de verdeling van gunningscriteria en de gemiddelde doorlooptijd per procedure.

Verken de markt met vergelijkbare aanbestedingen

TenderTrends verzamelt, analyseert en presenteert vergelijkbare aanbestedingen vanaf 2016. Zoek met woorden die passen bij de opdracht, zoals software, boekhouding of inhuur van personeel.

Filter de resultaten op datum, type aanbestedende dienst, procedure, CPV-code en plaats van uitvoering. Selecteer vervolgens de aanbestedingen die relevant zijn voor je eigen opdracht.

Bekijk de verdeling van procedures, aard en type opdracht, gunningscriteria, teruggetrokken aanbestedingen, het gemiddelde aantal percelen en de gemiddelde doorlooptijd per procedure. Ook de top 10 gebruikte CPV-codes kan helpen bij de marktverkenning.

Analyseer het percentage aanbestedingen met één inschrijver en het gemiddelde aantal inschrijvingen, uitgesplitst naar procedure en jaar. Zo zie je hoeveel belangstelling vergelijkbare opdrachten trokken.

Bekijk gunningen naar bedrijfsgrootte, de top 5 gegunde ondernemingen, contractwaarden en het aantal unieke winnaars. Onderzoek leveranciers ook op reputatie en financiële stabiliteit.

Het overzicht bevat aanbestedingen en marktconsultaties met links naar aankondigingen en publieke contactgegevens. Je kunt de resultaten exporteren naar pdf of een nieuwe zoekopdracht uitvoeren.

Gebruik vraag- en antwoordrondes als kwaliteitscheck

TenderTrends toont bij vergelijkbare aanbestedingen het gemiddelde aantal gestelde vragen en nota’s van inlichtingen. Veel vragen kunnen erop wijzen dat de uitvraag in die gevallen toelichting nodig had.

Leg dit naast je conceptstukken en controleer welke eisen of specificaties extra uitleg vragen. Herschrijf onduidelijke passages en vul ontbrekende informatie aan voordat je de uitvraag publiceert.

Kondig de aanbesteding aan en maak deze vindbaar

TenderNed is het officiële kanaal van het Ministerie van Economische Zaken. Publicatie via TenderNed is verplicht voor Europese aanbestedingen; op het platform staan ook aankondigingen van komende opdrachten, rectificaties en gunningen.

Maak in TenderNed een interesseprofiel aan om een zoekopdracht te bewaren en attenderingen te ontvangen bij nieuwe of gewijzigde aanbestedingen. Je kunt ook afzonderlijke aanbestedingen volgen.

Stel filters in voor aanbestedende dienst, type opdracht, werk- en vakgebied, regio, plaats van uitvoering, omschrijving en gerichte zoektermen. Kies ook of je alle publicaties wilt volgen of bijvoorbeeld alleen marktconsultaties of rectificaties.

Je kunt de frequentie van notificaties instellen en aanbestedingen volgen via e-mailmeldingen, de nieuwsbrief, RSS-feeds en de mobiele app. TenderNed biedt ook een gratis account.

In Nederland worden dagelijks gemiddeld 30 openbare aanbestedingen gepubliceerd. Verreweg de meeste aanbestedingen die op de verschillende platforms verschijnen, worden ook op TenderNed gepubliceerd.

TenderApp biedt betaalde signalering van aanbestedingen op basis van opgegeven criteria. Tenderforecast geeft inzicht in contracten die de komende 12 maanden aflopen.

Betrek trends in aanbestedingsgedrag

De Aanbestedingsmonitor schetst met TenderNed-gegevens het aanbestedingsgedrag in Nederland over 2017-2025. Het aantal aangekondigde opdrachten liep in 2019-2020 iets terug; 2019 was het laagste jaar.

In 2021 nam het aantal aangekondigde opdrachten met 15% toe en in 2022 daalde het iets. Vanaf 2023 steeg het weer boven het niveau van 2022.

Het aantal gunningen steeg in 2017-2025 met bijna 60%. Vooral in 2022 was er een grote stijging, onder meer bij procedures waarbij direct één of meer gunningen worden gepubliceerd, zoals bij inhuur van personeel.

De meeste opdrachten worden aangekondigd in september en oktober. Kluissluitingen komen het vaakst voor in oktober en november; tijdens de zomervakantie en in december-januari zijn er de minste nieuwe opdrachten en kluissluitingen.

Gemeenten en publiekrechtelijke instellingen waren samen goed voor meer dan 70% van de aangekondigde opdrachten in 2017-2025. Het aandeel van publiekrechtelijke instellingen daalde van 36%-38% in 2021-2023 naar 32% in 2024 en 2025, terwijl het aandeel van gemeenten steeg.

Aanbestedingsactiviteit in Nederland: 2017–2025

Maandelijkse aankondigingen van openbare aanbestedingen (gemiddeld per dag)

Scherp de aanbesteding aan voor de uitvraag

Vraag offertes aan met dezelfde omschrijving van de behoefte en dezelfde eisen. Zet de voorstellen naast elkaar op prijs, kwaliteit en frequentie van dienstverlening en beoordeel ze aan de hand van vooraf bepaalde criteria.

Bij een gunningscriterium op prijs-kwaliteitverhouding vergelijk je inschrijvingen op de vooraf bekendgemaakte prijs- en kwaliteitscriteria; de beste totaalscore krijgt de opdracht. Is laagste prijs het criterium, dan gaat de opdracht naar de inschrijver met de laagste prijs. Leveranciers moeten de procedure volgen; wie de spelregels schendt, kan worden uitgesloten.

Over prijs en frequentie kun je met leveranciers onderhandelen. Finance Anders biedt voor het uitbesteden van boekhouding een vrijblijvende prijsindicatie aan: na het invullen van een formulier ontvangt de aanvrager een persoonlijke offerte per e-mail en neemt een adviseur binnen 5 werkdagen contact op om het voorstel toe te lichten.

Controleer bij het contracteren de algemene voorwaarden van de leverancier. Daarin kunnen onder meer afspraken staan over betaling, garanties en aansprakelijkheid; de voorwaarden regelen de rechten en plichten van beide partijen.

Zorg dat de andere partij de voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst kan bekijken. Stuur ze bij voorkeur mee als bijlage bij de offerte of overeenkomst, of stel ze elektronisch beschikbaar als een bestand dat eenvoudig kan worden opgeslagen, bijvoorbeeld als pdf.

Inkoop loopt door na de keuze van een leverancier: plaats de opdracht, ontvang de dienst en handel de betaling af. Vergelijk je aanpak met analyses van TenderTrends en leer van collega’s met ervaring met soortgelijke opdrachten; stel de inrichting van de aanbesteding waar nodig bij.