Aanbestedingsprocedure opzetten: stappen en documenten

Begin bij de inkoopbehoefte en het type opdracht

Bepaal eerst wat je inkoopt: een werk, een levering, een dienst of een gemengde opdracht. Het type opdracht bepaalt welke regels gelden. Voor werken gelden andere drempels waarboven je moet aanbesteden dan voor leveringen en diensten.

Ga na of de opdracht eenmalig of regelmatig terugkeert; dat beïnvloedt de inrichting van de procedure. Kies de procedure die met de minste kosten in de inkoopbehoefte voorziet.

Binnen diensten onderscheidt de regelgeving sociale en overige specifieke diensten van reguliere diensten. Voor de eerste categorie geldt het vermoeden dat ondernemingen uit andere EU-lidstaten geen belang hebben bij een Europese aankondiging. Denk aan bepaalde onderwijs- en gezondheidszorgdiensten.

Dat onderscheid bepaalt of je de volledige Europese procedure volgt of een vereenvoudigde procedure gebruikt. Verken vóór de procedurekeuze de markt: welke partijen kunnen de opdracht uitvoeren, is er voldoende concurrentie en kan één partij de opdracht aan, of moet je die in percelen of samenwerking knippen?

Raming en keuze van de procedure

De Aanbestedingswet 2012 verplicht je om op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure je toepast en welke ondernemers je toelaat. Op verzoek van een ondernemer moet je die keuze schriftelijk motiveren. De geraamde waarde bepaalt in principe of je Europees aanbesteedt.

Voor reguliere diensten boven de Europese aanbestedingsdrempel volg je de volledige Europese procedure. Voor sociale en andere specifieke diensten boven 750.000 euro geldt een vereenvoudigde procedure. De specifieke voorschriften staan in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012 (Bijlage XIV bij richtlijn 2014/24/EU).

Blijft de geraamde waarde onder de Europese aanbestedingsdrempel, dan kun je niet-openbaar of openbaar nationaal aanbesteden, of enkelvoudig dan wel meervoudig onderhands. Dat geldt ook voor deze diensten onder 750.000 euro.

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht – gelijkheid, transparantie, proportionaliteit en non-discriminatie – gelden in meer of mindere mate ook onder de drempel en voor deze diensten onder 750.000 euro. De Gids Proportionaliteit biedt handvatten bij het kiezen van een passende procedure en het formuleren van eigen inkoopbeleid. Leg de gekozen procedure en motivering schriftelijk vast, zodat je ze bij een vraag of klacht kunt onderbouwen.

Aankondiging en publicatie

De aankondiging vat de belangrijkste informatie over de aanbesteding samen. Neem erin op: een beschrijving van de opdracht, de geschiktheidseisen, de gunningscriteria en de belangrijkste deelnamevoorwaarden. Nederlandse overheidsorganisaties publiceren op TenderNed; opdrachten van overheden uit andere EU-landen staan op TED (Tenders Electronic Daily).

Soms moet je in de aankondiging uitleggen waarom je bepaalde keuzes maakt. Voorbeelden: waarom je een opdracht samenvoegt, niet in percelen verdeelt, omzetgegevens vraagt of voor laagste prijs kiest. Na publicatie kun je niet zomaar grote wijzigingen doorvoeren.

Een wijziging die de voorwaarden of de groep mogelijke inschrijvers raakt, kan betekenen dat je de aanbesteding opnieuw moet starten. Soms publiceren overheden een vooraankondiging op TenderNed voordat de aanbesteding begint. Geïnteresseerde partijen kunnen dan alvast informatie vragen aan de opdrachtgever. Andere overheidsorganisaties zetten een inkoopkalender op hun website, waarop je ziet wanneer zij aanbestedingen publiceren.

Aanbestedingsstukken opstellen

In de aanbestedingsstukken leg je vast wat je inkoopt, welke eisen en voorwaarden gelden en hoe je inschrijvingen beoordeelt. De belangrijkste stukken zijn de aankondiging, het bestek of beschrijvend document en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). In het bestek of beschrijvend document staan de eisen en wensen, de (sub)gunningscriteria, de beoordelingswijze en aanvullende voorwaarden.

Het document kan verschillende namen hebben, afhankelijk van de procedure en de inrichting. Bij een openbare procedure heet het vaak bestek of beschrijvend document; bij een voorselectie werken veel opdrachtgevers met een selectieleidraad en een gunningsleidraad. De benaming mag verschillen, maar eisen, criteria en beoordelingswijze moeten eenduidig vastliggen, zodat inschrijvers precies weten waarop ze worden getoetst.

UEA en bewijsstukken

Met het UEA beperk je de administratieve lasten voor leveranciers. Zij verklaren of uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of zij voldoen aan eisen als financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbevoegdheid. Bij deelname aan een Europese aanbesteding moet je vaak een UEA gebruiken.

De bewijsstukken die de UEA-informatie onderbouwen, vraag je meestal pas op bij de leverancier die voor gunning in aanmerking komt. Soms is het nodig die eerder in de procedure op te vragen. In de aanbestedingsstukken leg je vast binnen welke termijn leveranciers de bewijsstukken aanleveren.

Geschiktheid, gunning en motivering

Kies geschiktheidseisen en gunningscriteria die in verhouding staan tot de soort en omvang van de opdracht. Voor de gunning kun je kiezen voor de laagste prijs of voor de economisch meest voordelige inschrijving. De eisen mogen niet verder gaan dan nodig is om de opdracht goed uit te voeren.

Sommige keuzes moet je uitleggen: het samenvoegen van een opdracht, het niet in percelen verdelen, het vragen van omzetgegevens en het kiezen voor laagste prijs. Pianoo heeft hiervoor een checklist van motiveringen. Je keuze voor de procedure moet je op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren.

Beoordelen en gunnen

Beoordeel alle inschrijvingen volgens de methode die je vooraf hebt aangekondigd. Vraag de bewijsstukken op bij de beoogde winnaar en controleer of de UEA-verklaringen kloppen met de onderliggende documenten. Beoordeling en gunning moeten aansluiten op de aanbestedingsstukken.

De procedure start met publicatie van de aankondiging op een nationaal of Europees platform zoals TenderNed. Gegadigden krijgen daarna een termijn om hun inschrijving in te dienen. Gelijkheid en transparantie betekenen dat je alle bedrijven objectief en gelijk behandelt en dat iedereen dezelfde informatie over de opdracht en procedure krijgt.

Nota van Inlichtingen en communicatie

De Nota van Inlichtingen (NvI) is het moment om vragen te stellen over onduidelijkheden in de aanbestedingsstukken en bijlagen. Soms uploadt een aanbestedende dienst een verkeerd bestand of zitten er onduidelijkheden in bijlagen; de NvI biedt de kans om opheldering te vragen. Stel je vragen voordat je de documentenlijst afrondt, want de antwoorden bepalen welke stukken je precies moet aanleveren.

Antwoorden in de Nota van Inlichtingen kunnen wijzigingen in de documenten meebrengen. Behandel een aanbestedingschecklist daarom als een levend document. Controleer of alle bijlagen compleet en juist zijn en werk de lijst bij na publicatie van de NvI.

Documenten die inschrijvers aanleveren

Neem in de aanbestedingsstukken een checklist op van de stukken die bij de inschrijving en na de gunning nodig zijn. Voor Europese aanbestedingen op basis van het EMVI-principe (economisch meest voordelige inschrijving) gaat het bij indiening in het merendeel van de gevallen om de volgende stukken. Dat zijn het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), een referentieformulier, de kwaliteitswensvragen, het prijzenblad en de verklaring van geen Russische betrokkenheid.

Na gunning gaat het in die gevallen doorgaans om: de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), de verklaring betalingsgedrag, een uittreksel van de Kamer van Koophandel, de jaarrekening, de verzekeringspolis en kwaliteitsbewijzen zoals ISO-certificeringen of vakspecifieke keurmerken.

De doorlooptijd voor het aanleveren van documentatie na gunning is vaak zeer kort: tussen 5 en 20 kalenderdagen. Bereid je daarom al op het winnen voor voordat je inschrijft. Ontbreekt een document of is het niet tijdig leverbaar, dan kun je de voorlopig gewonnen opdracht verliezen.

Iedere aanbesteding is anders en vraagt om een eigen checklist. Gebruik een standaardlijst als basis en vul die aan met punten die specifiek zijn voor deze opdracht.

Checklist: Documenten die inschrijvers moeten leveren