Arbeidsrecht voor werkgevers: contracten, ziekteverzuim en ontslag

Arbeidsrecht voor werkgevers: waar liggen uw verplichtingen?

Uw afspraken met een werknemer staan niet op zichzelf: wettelijke regels en vaak ook een cao bepalen wat u moet doen en welke voorwaarden gelden. Contract, wet en cao vormen samen het kader voor de arbeidsrelatie.

Bij het arbeidscontract gaat het onder meer om schriftelijke informatie, loon en arbeidsvoorwaarden. Bij ziekte gelden regels voor loondoorbetaling en re-integratie; bij ontslag moet u de passende route volgen via UWV, kantonrechter of overleg.

De financiële gevolgen kunnen bestaan uit loondoorbetaling bij ziekte, Whk- en WW-premies en een transitievergoeding. UWV, de kantonrechter, de Belastingdienst en de Inspectie SZW spelen op verschillende momenten een rol.

Het contract: mondeling geldig, maar schriftelijke vastlegging verplicht

Een arbeidsovereenkomst bestaat uit arbeid, loon en een gezagsverhouding. De werknemer verricht persoonlijk werk tegen betaling en onder leiding en toezicht van de werkgever.

Een ondertekend contract is niet verplicht: mondelinge afspraken zijn geldig. U moet de afspraken wel schriftelijk verstrekken en de werknemer een kopie geven; ontbrekende of onjuiste informatie kan u aansprakelijk maken voor daardoor veroorzaakte schade.

Leg ten minste de namen en woonplaatsen van beide partijen, de werkplek, functie of werkzaamheden en de ingangsdatum vast. Vermeld bij een tijdelijk contract ook de looptijd of het eindcriterium.

Neem het aantal uren per dag of week, het loon en de betaalmomenten, vakantiedagen en de berekening daarvan op. Vermeld ook de opzegtermijn of hoe die wordt berekend.

Leg vast of een pensioenregeling geldt, of een cao van toepassing is en welke, en of sprake is van een uitzendovereenkomst. Bij uitzending naar het buitenland van langer dan een maand kunnen ook bijzonderheden over de arbeidsvoorwaarden nodig zijn.

Neem bijzondere bedingen, zoals een concurrentie-, relatie- of geheimhoudingsbeding, schriftelijk op. Een proeftijd moet schriftelijk zijn afgesproken en duurt bij een contract korter dan twee jaar maximaal één maand.

Sinds de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden uit 2022 informeert u de werknemer actief over belangrijke aspecten van de arbeidsrelatie, waaronder het opleidingsrecht en de plaats van het werk. De wet schrijft geen vast contractmodel voor, maar wel welke informatie u verstrekt.

Bij tijdelijke contracten geldt de ketenregeling: maximaal drie tijdelijke contracten binnen drie jaar. Dit is de regel sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB).

Contractvormen zijn onder meer vast of onbepaalde tijd, tijdelijk of bepaalde tijd, flexibel, nuluren, min-max en oproep. Een vast contract heeft geen einddatum, tijdsduur of reden waarom het eindigt; een tijdelijk contract kan later worden omgezet in een vast contract.

Vermeld bij een contract voor bepaalde tijd de einddatum of het eindcriterium. Leg ook het aantal uren per week vast en, waar van toepassing, de werktijden of de mate van flexibiliteit.

Onduidelijke of ontbrekende afspraken kunnen leiden tot discussies over loon, onzekerheid over de duur van het dienstverband of een onbruikbaar concurrentiebeding.

Cao en wettelijke regels: wat geldt naast uw contract?

Veel werkgevers vallen onder een cao met nadere regels over bijvoorbeeld loon, vakantie en opzegtermijnen. Onder een standaard-cao, zoals in de thuiszorg, mag het individuele arbeidscontract daar niet van afwijken.

Het Burgerlijk Wetboek (BW) regelt onder meer proeftijd, vakantie, opzegtermijnen en ontslag. De Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag verplicht u minimaal het minimumloon en de minimumvakantiebijslag te betalen.

Het wettelijk minimumloon geldt vanaf 21 jaar. Voor werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugdloon.

De Arbeidstijdenwet regelt werktijden en rusttijden; de Arbeidsomstandighedenwet stelt regels voor veilig en gezond werken. De Wet arbeid en zorg bevat verlofregelingen voor werknemers.

Gelijke behandelingswetgeving verbiedt verschillen in arbeidsvoorwaarden tussen mannen en vrouwen, mensen met of zonder migratieachtergrond, voltijd- en deeltijdwerknemers, werknemers met een vast of tijdelijk contract, mensen met of zonder handicap en gezonde mensen en mensen met een chronische ziekte.

De Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden verplicht u werknemers te informeren over belangrijke aspecten van de arbeidsrelatie en arbeidsvoorwaarden.

Afwijken van een wettelijke regel mag alleen als de wet of cao dat toestaat. Soms bepaalt de wet uitdrukkelijk dat een cao iets anders mag regelen dan de hoofdregel.

Loon, loonstrook en arbeidsomstandigheden: doorlopende werkgeversplichten

Betaal het loon op tijd volgens de arbeidsovereenkomst; het afgesproken loon betaalt u uiterlijk op de laatste werkdag van de maand. Bij weekloon mag de periode tussen betalingen nooit langer dan een maand zijn en bij maandloon niet langer dan een kwartaal.

Als u door nalatigheid te laat betaalt, kan de werknemer aanspraak maken op een verhoging. Naast het salaris betaalt u minimaal 8% vakantiegeld over het bruto jaarsalaris; cao-afspraken kunnen gunstiger zijn.

Verstrek bij de eerste loonbetaling een loonstrook. Geef een nieuwe loonstrook als het loon of een inhouding, zoals premies voor sociale lasten of pensioen, verandert; daarop staan onder meer het brutoloon en de gewerkte uren.

U mag de loonstrook schriftelijk of digitaal verstrekken als de werknemer daarmee instemt. Via de loonaangifte bij de Belastingdienst draagt u loonbelasting en sociale premies af.

De premies omvatten onder meer volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz) en werknemersverzekeringen (WW, WIA en ZW). Pensioendeelname kan verplicht zijn op grond van een cao of arbeidsvoorwaarden; veel sectoren kennen een verplicht bedrijfstakpensioenfonds.

De pensioenpremiekosten worden meestal gedeeld door werkgever en werknemer. De verdeling verschilt per cao of pensioenregeling.

De Whk-premie heeft een WGA-component voor lasten van vaste en flexibele dienstbetrekkingen die langer dan twee jaar ziek zijn. De ZW-component betreft lasten voor flexkrachten in de eerste twee ziektejaren.

Past u de lage WW-premie onterecht toe, dan kan de Belastingdienst de hoge premie met terugwerkende kracht naheffen. Andere financiële afspraken, zoals een dertiende maand, winstdeling of onkostenvergoedingen, legt u schriftelijk vast.

U hebt een zorgplicht voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Voldoe aan de Arbowet, voer een risico-inventarisatie uit en tref maatregelen om ongevallen en gezondheidsschade te voorkomen.

Stel arbeidsovereenkomsten op, houd personeelsdossiers bij en registreer gewerkte uren. Bewaar deze documentatie volgens de wettelijke termijnen.

Bij een meldingsplichtig arbeidsongeval kan de Inspectie SZW onderzoek doen. De inspecteur kan werknemers, collega's en getuigen spreken, de ongevalsplek bekijken en toetsen of de Arbowet is overtreden.

Ziekteverzuim en re-integratie: Wet verbetering poortwachter, bedrijfsarts en ontslag

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever en werknemer om samen met de arbodienst of bedrijfsarts aan re-integratie te werken. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en voor aantoonbare re-integratie-inspanningen.

U betaalt bij ziekte maximaal 24 maanden 70% van het brutoloon door. In het eerste ziektejaar geldt als ondergrens het minimumloon; die ondergrens geldt niet voor het tweede ziektejaar.

Registreer vanaf de eerste ziektedag de ziekmelding en schakel tijdig de arbodienst of bedrijfsarts in. Vraag de werknemer niet naar de medische oorzaak en leg geen medische gegevens vast; medische informatie blijft bij de bedrijfsarts en u kunt functionele informatie vastleggen.

Uiterlijk in week 6 maakt de bedrijfsarts de probleemanalyse. Werkgever en werknemer stellen uiterlijk in week 8 samen het plan van aanpak op.

Evalueer de voortgang vervolgens elke zes weken en leg afspraken en inspanningen vast. In week 42 doet u de ziekteaangifte bij UWV; dit is de 42e-weekmelding.

In week 52 maken werkgever en werknemer de eerstejaarsevaluatie. Als er geen zicht is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie, moet naast voortzetting van het eerste spoor een passend tweede-spoortraject worden gestart.

Start dat tweede spoor uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie als er geen zicht is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie. Het kan achterwege blijven als er binnen drie maanden een concreet perspectief is op structurele werkhervatting daar.

Rond week 88 ontvangt de werknemer een UWV-brief over de naderende twee jaar ziekte en de uiterste datum voor de WIA-aanvraag. In week 91 vullen werkgever en werknemer de eindevaluatie in en verzamelen zij de stukken voor het re-integratieverslag.

De WIA-aanvraag moet in week 93 zijn ingediend. De werknemer is de aanvrager; u ondersteunt de aanvraag door de relevante documenten, waaronder het re-integratieverslag, aan UWV te sturen of te uploaden.

In week 97 tot en met 100 beoordeelt UWV eerst de re-integratie-inspanningen van werkgever en werknemer en daarna de WIA-aanvraag. Rond week 104 volgt de beslissing over de WIA-uitkering en de re-integratie-inspanningen.

Als UWV vindt dat u onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt verricht, kan het een loonsanctie opleggen. Dat kan betekenen dat u maximaal één jaar langer loon moet doorbetalen.

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid loopt ontslag via UWV. Bij veelvuldig ziekteverzuim dat ernstig nadeel oplevert voor het bedrijf, is de kantonrechter de route; die beoordeelt de redelijke grond en of herplaatsing mogelijk is.

Frequent ziekteverzuim kan worden gecombineerd met andere ontslaggronden via de cumulatiegrond. Ook het zonder deugdelijke grond niet nakomen van re-integratieverplichtingen kan daarin worden meegewogen.

Ontslag: aanzegtermijn, UWV, kantonrechter of in overleg

Een arbeidsovereenkomst kan alleen eindigen op een manier die de wet toestaat. Bij een contract voor onbepaalde tijd beëindigt u in beginsel met instemming van de werknemer of na voorafgaande toetsing door UWV of de kantonrechter.

Geeft u aan te willen verlengen zonder de voorwaarden te noemen en werkt de werknemer na afloop door, dan wordt de arbeidsovereenkomst verlengd voor dezelfde periode, maar maximaal één jaar, en onder dezelfde voorwaarden.

De preventieve toets beoordeelt of er een redelijke ontslaggrond is en of herplaatsing nog mogelijk is. De ontslaggrond bepaalt of de route via UWV of de kantonrechter loopt.

Via UWV loopt ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid en bedrijfseconomisch ontslag. Een onafhankelijke en onpartijdige cao-commissie kan in die gevallen ook de preventieve toets uitvoeren.

Via de kantonrechter lopen onder meer ontslag wegens veelvuldig ziekteverzuim met ernstig nadeel voor het bedrijf, disfunctioneren, verwijtbaar handelen of nalaten en werkweigering wegens ernstig gewetensbezwaar als voortzetting in aangepaste vorm niet mogelijk is.

Ook een verstoorde arbeidsverhouding en andere zo ernstige omstandigheden dat het dienstverband niet kan doorlopen, kunnen een ontslaggrond zijn. Voorbeelden zijn een gevangenisstraf of het ontbreken van een tewerkstellingsvergunning.

De cumulatiegrond maakt ontslag mogelijk op basis van een combinatie van omstandigheden. Daaronder kunnen frequent ziekteverzuim, onvoldoende functioneren, verwijtbaar handelen of nalaten, het zonder deugdelijke grond niet nakomen van re-integratieverplichtingen, een verstoorde arbeidsverhouding en andere omstandigheden vallen.

Bedrijfseconomische redenen, langdurige arbeidsongeschiktheid en werkweigering wegens gewetensbezwaren kunnen niet in de cumulatiegrond worden betrokken.

U kunt ook schriftelijk met de werknemer afspraken maken over beëindiging, bijvoorbeeld over de einddatum en een eventuele vergoeding. Bij ontslag met wederzijds goedvinden heeft de werknemer 14 dagen bedenktijd; als u daar niet op wijst in de beëindigingsovereenkomst, is dat 21 dagen.

Een andere route is opzegging met de schriftelijke instemming van de werknemer (artikel 7:671 BW). De instemming moet uitdrukkelijk en ondubbelzinnig zijn; UWV-toestemming of ontbinding door de rechter is dan niet nodig.

Bij een vaststellingsovereenkomst is evenmin toestemming van UWV of de rechter nodig. Werkgevers kiezen deze route vaak vanwege de grotere contractsvrijheid.

Normaal hebt u toestemming van UWV nodig om de arbeidsovereenkomst op te zeggen. Ontbreekt die toestemming, dan kan de werknemer de kantonrechter vragen de opzegging te vernietigen; de werknemer moet dat binnen twee maanden na het einde van het dienstverband doen (artikel 7:681 BW).

Binnen 26 weken na de opzegging mag u geen andere werknemer in hetzelfde of vergelijkbare werk aannemen zonder dat werk eerst aan de ontslagen werknemer aan te bieden. Bij overtreding kan de werknemer de opzegging laten vernietigen binnen twee maanden nadat hij de overtreding heeft ontdekt, zolang er nog geen acht maanden sinds de opzegging zijn verstreken.

Bij proeftijdontslag, ontslag op staande voet, faillissement of opzegging tegen de pensioendatum is UWV-toestemming niet vereist. Beëindiging van rechtswege is ook een bijzondere vorm van beëindiging.

Voor rechtsgeldig ontslag op staande voet is een dringende reden nodig; het ontslag moet onverwijld worden gegeven en de reden moet worden meegedeeld. Diefstal of fraude kan een dringende reden zijn.

Een ontslag op staande voet zonder dringende reden of dat niet onverwijld is gegeven, en opzegging tijdens een niet-geldige proeftijd, kunnen grond zijn voor vernietiging.

Transitievergoeding berekenen en financiële gevolgen

Vaste en tijdelijke werknemers hebben bij ontslag in beginsel recht op een transitievergoeding als het initiatief voor het ontslag bij u ligt.

Bereken de vergoeding tijdig en betrek deze bij uw keuze voor een ontslagroute en bij afspraken in een beëindigingsovereenkomst. Zo voorkomt u financiële verrassingen.

Bij ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid kan compensatie van de betaalde transitievergoeding bij UWV aan de orde zijn.

Ontbreekt de vereiste UWV-toestemming, dan kan de werknemer naast de transitievergoeding een billijke vergoeding aanvragen. De werknemer kan ook vernietiging van de opzegging vragen, met loon en tewerkstelling.

De Whk-premie bestaat uit een WGA-component voor bepaalde lasten bij langdurig zieke werknemers en een ZW-component voor flexkrachten in de eerste twee ziektejaren. Onterecht toepassen van de lage WW-premie kan leiden tot naheffing van de hoge premie met terugwerkende kracht.

Bij beëindiging met wederzijds goedvinden maakt u afspraken over de einddatum en een eventuele vergoeding. De werknemer heeft 14 dagen bedenktijd, of 21 dagen als u hem daar niet op wijst.

Praktische checklist voor de werkgever

• Leg partijen, functie, werkplek, duur, loon en betaalmoment, uren, vakantie, opzegtermijn, cao en bijzondere bedingen schriftelijk vast. Geef de werknemer een kopie.

• Controleer welke cao geldt en wijk alleen af van een wettelijke regel als de wet of cao dat toestaat. Informeer actief over opleidingsrecht en plaats van het werk.

• Houd bij tijdelijke contracten de ketenregeling aan: maximaal drie contracten binnen drie jaar. Leg de einddatum of het eindcriterium vast.

• Leg een proeftijd schriftelijk vast; bij een contract korter dan twee jaar is de maximale duur één maand. Leg ook werktijden of de mate van flexibiliteit vast als dat van toepassing is.

• Betaal loon op tijd en uiterlijk op de laatste werkdag van de maand. Betaal minimaal 8% vakantiegeld over het bruto jaarsalaris.

• Verstrek een loonstrook bij de eerste loonbetaling en opnieuw bij wijzigingen in loon of inhoudingen. Draag loonbelasting en premies via de loonaangifte bij de Belastingdienst af.

• Controleer of deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds verplicht is. Leg afspraken over een dertiende maand, winstdeling of onkostenvergoeding schriftelijk vast.

• Voer een risico-inventarisatie uit en neem maatregelen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Meld meldingsplichtige arbeidsongevallen; de Inspectie SZW kan onderzoek doen.

• Registreer de eerste ziektedag en schakel de arbodienst of bedrijfsarts in. Leg geen medische gegevens vast.

• Betaal bij ziekte maximaal 24 maanden 70% van het brutoloon door en houd in het eerste ziektejaar minimaal het minimumloon aan. Houd er rekening mee dat de minimumloongrens niet voor het tweede ziektejaar geldt.

• Bewaak de Poortwachterstappen: probleemanalyse in week 6, plan van aanpak uiterlijk in week 8 en voortgangsevaluaties elke zes weken. Doe de 42e-weekmelding bij UWV.

• Maak met de werknemer in week 52 de eerstejaarsevaluatie. Start waar nodig uiterlijk binnen zes weken daarna een tweede-spoortraject, naast voortzetting van het eerste spoor.

• Rond de eindevaluatie en het re-integratieverslag in week 91 af en ondersteun de WIA-aanvraag, die in week 93 moet zijn ingediend. UWV beoordeelt rond week 97 tot en met 100 eerst de re-integratie-inspanningen.

• Houd rekening met de UWV-beslissing rond week 104. Onvoldoende re-integratie-inspanningen kunnen leiden tot maximaal één jaar extra loondoorbetaling.

• Kies bij ontslag de juiste route: UWV, kantonrechter of schriftelijk overleg. De preventieve toets beoordeelt de redelijke grond en de mogelijkheid van herplaatsing.

• Let bij een tijdelijk contract op de wettelijke regels rond het einde van het contract en de informatie aan de werknemer.

• Gebruik de UWV-route bij langdurige arbeidsongeschiktheid en bedrijfseconomisch ontslag; een onafhankelijke en onpartijdige cao-commissie kan de toets uitvoeren. Veelvuldig ziekteverzuim met ernstig nadeel, disfunctioneren, verwijtbaar handelen, een verstoorde arbeidsverhouding en de cumulatiegrond lopen via de kantonrechter.

• Leg ontslag met wederzijds goedvinden schriftelijk vast en wijs op de bedenktijd van 14 dagen. Zonder die vermelding geldt een bedenktijd van 21 dagen.

• Opzegging met schriftelijke instemming van de werknemer kan zonder UWV-toestemming of rechterlijke ontbinding (artikel 7:671 BW).

• Bereken de transitievergoeding volgens de wettelijke regels. Houd rekening met mogelijke compensatie via UWV bij ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid.

• Let op de vervaltermijn van twee maanden bij een verzoek tot vernietiging van een opzegging zonder UWV-toestemming. Houd ook rekening met de wederindiensttredingsvoorwaarde van 26 weken.

• Controleer de Whk-componenten en pas de juiste WW-premie toe. Onterecht toepassen van de lage WW-premie kan leiden tot naheffing.