Juridisch & Arbeidsrecht
Arbeidsovereenkomst opstellen: welke afspraken zijn verplicht?
Een arbeidsovereenkomst ontstaat als je in dienst bent bij een werkgever. Die geeft opdrachten en bepaalt de werkinhoud; jij ontvangt loon (Rijksoverheid). Kort gezegd: arbeid, loon en gezag.
Arbeidsovereenkomst opstellen: wat is verplicht en wat niet?
Een arbeidsovereenkomst ontstaat als je in dienst bent bij een werkgever. Die geeft opdrachten en bepaalt de werkinhoud; jij ontvangt loon (Rijksoverheid). Kort gezegd: arbeid, loon en gezag.
De overeenkomst mag mondeling of stilzwijgend ontstaan. Schriftelijk is wettelijk niet verplicht (vangelderen.nl).
Verplicht is wél de informatie. De werkgever verstrekt een eerste set kerngegevens uiterlijk één week na je indiensttreding schriftelijk. Een tweede set gegevens moet uiterlijk één maand na je indiensttreding schriftelijk worden verstrekt (Rijksoverheid).
Door de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is die informatieplicht uitgebreid. Het gaat onder meer om arbeidstijden, proeftijd, loon en verlof (Rijksoverheid).
Een kleine groep afspraken werkt alleen schriftelijk: proeftijd, concurrentiebeding, relatiebeding, boetebeding en tussentijds opzegbeding (vangelderen.nl).
Alle overige clausules zijn aanvullend en niet verplicht: geheimhouding, scholing, leaseauto, thuiswerken. Het onderscheid tussen verplichte informatie en optionele afspraken bepaalt hoe je het contract opstelt.
Moet een arbeidsovereenkomst schriftelijk worden opgesteld?
Nee, een arbeidsovereenkomst met handtekening van beide partijen is niet verplicht. Mondelinge afspraken zijn ook geldig (FNV).
De werkgever moet de gemaakte afspraken wel op papier zetten. Jij hoort een kopie te krijgen (FNV). Een cao kan daarnaast een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht stellen (De Zaak).
Zonder schriftelijke vastlegging krijgt vooral de werkgever bewijsproblemen. Het is bijvoorbeeld lastig te bewijzen dat mondeling een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan. Houdt de werknemer vol dat daar nooit over is gesproken, dan gaat de rechter uit van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (vangelderen.nl).
Dat bewijsprobleem geldt ook voor andere arbeidsvoorwaarden die alleen mondeling zijn afgesproken.
Wil de werkgever de informatie niet schriftelijk geven of klopt die niet, dan is hij aansprakelijk voor de schade die daardoor eventueel ontstaat (FNV).
Krijg je de afspraken niet op papier, dan adviseert FNV om zelf op te schrijven wat jullie hebben afgesproken. Onderteken dat en vraag je werkgever het document ook te ondertekenen.
Mondelinge vs. schriftelijke arbeidsovereenkomst
- Voordelen mondelingSnelle afsluiting, geen papierwerk nodig
- Nadelen mondelingGeen bewijs van afspraken, risico op onbepaalde tijd, niet afdwingbaar bij bedingen zoals proeftijd of concurrentiebeding
- Voordelen schriftelijkDuidelijke bewijsvoering, voorkomt misverstanden, vereist door CAO’s en EU-richtlijn
- Nadelen schriftelijkExtra administratieve last, kan vertraging geven bij start
Deze gegevens moet je binnen één week na indiensttreding op papier hebben
Uiterlijk één week na je indiensttreding moet de werkgever deze gegevens schriftelijk aan je laten weten (Rijksoverheid). De Zaak noemt voor dezelfde termijn functie, salaris en werktijden.
Dat zijn:
- de naam en woonplaats van jou en je werkgever;
- de plaats of plaatsen waar je werkt;
- je functie of het soort werk dat je doet;
- de datum van indiensttreding;
- de duur van het contract, bij een tijdelijk contract;
- hoeveel uur je werkt, per dag of per week;
- de hoogte van je salaris en wanneer dit wordt uitbetaald;
- eventueel de lengte van je proeftijd.
Praktisch kun je deze punten in het contract zelf opnemen, zodat ze in één keer op papier staan. Laat een nieuwe medewerker niet beginnen voordat de afspraken duidelijk zijn. Gaat iemand al aan het werk voordat het contract is opgesteld en ondertekend, dan kan dat problemen geven. Zeker als de werknemer tegenvalt en je het dienstverband snel wilt beëindigen (De Zaak).
Tijdslijn: Wettelijke informatieplicht binnen één week en één maand
- Binnen 1 week na indiensttredingNaam en woonplaats van werkgever en werknemer, werkplek, functie, indiensttredingsdatum, duur contract (bij tijdelijk), werkuren, salaris, betaalmoment, proeftijd
- Binnen 1 maand na indiensttredingVakantietoeslag, aantal vakantiedagen, verlofregeling, opzegtermijn, pensioenregeling, concurrentiebeding, cao, uitzendovereenkomst
Deze gegevens moet je binnen één maand regelen
Binnen één maand na je indiensttreding moet de werkgever je schriftelijk informeren. Het gaat om (Rijksoverheid, FNV en De Zaak):
- de hoogte van de vakantietoeslag;
- het aantal vakantiedagen en de verlofregelingen, inclusief hoe het aantal wordt berekend;
- de duur van de opzegtermijn, voor jou en voor je werkgever, of de manier waarop die wordt berekend;
- een eventueel concurrentiebeding;
- de toepasselijke cao, als die van toepassing is;
- of sprake is van een uitzendovereenkomst.
Enkele wettelijke kaders: werknemers hebben recht op minimaal vier keer het aantal werkdagen per week aan vakantiedagen. Dat is twintig dagen bij een vijfdaagse werkweek (De Zaak).
De wettelijke opzegtermijn voor de werkgever loopt van één maand bij een dienstverband korter dan vijf jaar tot vier maanden bij vijftien jaar of langer (De Zaak).
Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer moet de werkgever uiterlijk één maand voor het einde schriftelijk laten weten of hij verlengt (De Zaak). Een tijdelijk contract kun je alleen vóór de einddatum opzeggen met een tussentijds opzegbeding (De Zaak).
Belangrijke wettelijke minimumvereisten
- 1Wettelijke opzegtermijn (werkgever)
- 1Tijdelijk contract ≥6 maanden
Afspraken die alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn vastgelegd
Sommige arbeidsvoorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk vastliggen: een proeftijd, een concurrentie- en relatiebeding, een boetebeding en een tussentijds opzegbeding (de arbeidsrechtadvocaten). Dat laatste beding geldt alleen bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
Daarom is een mondelinge afspraak hierover in de praktijk niet afdwingbaar: er is geen geldig beding, dus je kunt je er niet op beroepen. Wil je een proeftijd gebruiken om te beoordelen of het dienstverband bevalt? Of een concurrentiebeding om te voorkomen dat een vertrekkende medewerker direct bij een concurrent begint? Dan moet dat beding in het schriftelijke contract staan.
Zet zulke bedingen daarom schriftelijk in de overeenkomst.
Verplichte kernafspraken en optionele clausules
De kern van de ruil: loon, aantal uren, functie, duur van het contract, vakantieaanspraak en opzegtermijn. Dat zijn de primaire arbeidsvoorwaarden.
Daarna komen secundaire voorwaarden, zoals pensioen, leaseauto, reiskostenvergoeding, bonussen en apparatuur. En tertiaire voorwaarden over de werkomgeving: flexibele tijden, thuiswerken, opleiding en faciliteiten (Law & More).
De wettelijke informatieplicht is een aparte lijst. De werkgever moet die binnen één week of binnen één maand schriftelijk verstrekken. Daarop staan naam en woonplaats, werkplek, functie, datum van indiensttreding, duur van het contract, uren, salaris, proeftijd, vakantietoeslag, vakantiedagen, opzegtermijn, pensioen, concurrentiebeding en cao (Rijksoverheid).
Die verplichte lijst valt niet samen met de volledige indeling in primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden (Law & More; Rijksoverheid).
Optionele clausules zijn bijvoorbeeld geheimhouding ter bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie, scholing over training en ontwikkeling, en regelingen rond arbeidsongeschiktheid (Sotoff).
Een arbeidsvoorwaarde kan ook zonder handtekening ontstaan. Juridisch is niet het hokje beslissend, maar of iets een overeengekomen arbeidsvoorwaarde is geworden, ook door gewoonte. Werkgevers die ruimte willen houden, moeten dat vooraf en expliciet vastleggen (Law & More).
Bij cao's ligt het anders. Valt je onderneming onder een cao, dan gelden de arbeidsvoorwaarden daarin rechtstreeks. Een individuele afspraak die daarvan ten nadele van de werknemer afwijkt, is nietig (Law & More).
Val je onder een standaard-cao, dan mag je arbeidscontract daar niet van afwijken (FNV).
Een groot deel van titel 7.10 van het Burgerlijk Wetboek is dwingend recht. Daarvan mag niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken, ook niet met instemming van de werknemer (Law & More).
Controleer daarom altijd eerst of er een cao van toepassing is voordat je een arbeidsvoorwaarde vaststelt.
Verplichte vs. optionele clausules in een arbeidsovereenkomst
- Verplichte kernafsprakenNaam, woonplaats, werkplek, functie, indiensttreding, duur contract, werkuren, salaris, proeftijd, vakantiedagen, vakantietoeslag, opzegtermijn, pensioen, cao, uitzendovereenkomst
- Optionele clausulesGeheimhouding, scholing, leaseauto, thuiswerken, reiskostenvergoeding, bonussen, apparatuur, arbeidsongeschiktheid
Wat gebeurt er als verplichte afspraken ontbreken?
Zonder schriftelijke vastlegging ontstaan bewijsproblemen over wat is afgesproken. Houdt de werknemer bijvoorbeeld vol dat er nooit over een contract voor bepaalde tijd is gesproken, dan gaat de rechter uit van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (vangelderen.nl). Geef je de wettelijk verplichte informatie niet schriftelijk of klopt die niet, dan ben je als werkgever aansprakelijk voor de schade die daardoor eventueel ontstaat (FNV).
Daarnaast geldt een rechtsvermoeden. Werk je drie maanden lang elke week, of minimaal twintig uur per maand, voor dezelfde werkgever? Dan mag je ervan uitgaan dat je een arbeidsovereenkomst hebt. De werkgever moet je dan bijvoorbeeld ten minste het minimumloon betalen en mag je niet zomaar ontslaan. Is de werkgever het daarmee oneens, dan moet hij bewijzen dat je geen arbeidsovereenkomst hebt (Rijksoverheid).
Die rechtsvermoedens zijn weerlegbaar, maar daarvoor is voldoende bewijs nodig (Amice Advocaten).
Ook het moment van tekenen is een risico. Begint een nieuwe kracht voordat het contract is opgesteld en ondertekend, dan kan dat problemen geven. Zeker als de werknemer tegenvalt en je het dienstverband snel wilt beëindigen (De Zaak).
Ontbreekt een beding dat alleen schriftelijk geldig is, zoals een proeftijd of concurrentiebeding? Dan kun je je er niet op beroepen (vangelderen.nl).
Checklist voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst
Loop deze punten langs bij het opstellen:
- Kies het juiste contracttype: bepaalde of onbepaalde tijd, oproepovereenkomst (nuluren- of min/maxcontract), uitzendovereenkomst of payrollovereenkomst (Amice Advocaten).
- Leg de partijen vastvolledige naam en woonplaats van werkgever en werknemer.
- Leg de werkplek of werkplekken vast.
- Neem de functie op, met de datum van indiensttreding en bij een tijdelijk contract de duur.
- Noteer het aantal uren per dag of week en de hoogte van het loon met het betaalmoment.
- Neem het aantal vakantiedagen en de verlofregelingen op, plus de hoogte van de vakantietoeslag.
- Leg de opzegtermijn van beide partijen vast.
- Vermeld de pensioenregeling en de toepasselijke cao, en of sprake is van een uitzendovereenkomst (Rijksoverheid, FNV, De Zaak).
Houd de functieomschrijving ruim genoeg voor flexibiliteit: dat geeft meer ruimte als werkzaamheden veranderen of collega's moeten worden vervangen. Een veelgebruikte aanvulling is: “Daarnaast verricht de werknemer andere werkzaamheden die redelijkerwijs van hem of haar kunnen worden verwacht” (De Zaak).
Voeg alleen bedingen toe die schriftelijk moeten zijn als je ze echt wilt gebruiken. Proeftijd, concurrentiebeding, relatiebeding, boetebeding en tussentijds opzegbeding hebben geen effect zonder schriftelijke vastlegging (vangelderen.nl).
Laat beide partijen ondertekenen en geef de werknemer een kopie van het contract (FNV). Voor de precieze termijnen: de gegevens uit de weeklijst moeten binnen één week na indiensttreding schriftelijk beschikbaar zijn. Die uit de maandlijst binnen één maand (Rijksoverheid).
Checklist: Verplichte afspraken in een arbeidsovereenkomst
- Contracttype bepalenBepaalde tijd, onbepaalde tijd, oproepovereenkomst, uitzendovereenkomst of payrollovereenkomst
- Partijen vastleggenVolledige naam en woonplaats van werkgever en werknemer
- Werkplekken vastleggenPlaats of plaatsen waar je werkt
- Functie en indiensttredingFunctieomschrijving, datum van indiensttreding, duur bij tijdelijk contract
- Werkuren en loonAantal uren per dag/week, hoogte van het salaris en betaalmoment
- Opzegtermijn vaststellenDuur voor werkgever en werknemer (van 1 maand tot 4 maanden afhankelijk van diensttijd)
- Pensioenregeling en caoPensioenregeling, toepasselijke cao, aangeven als uitzendovereenkomst
- Schriftelijke vastleggingProeftijd, concurrentiebeding, relatiebeding, boetebeding, tussentijds opzegbeding alleen geldig bij schriftelijke vastlegging
- Ondertekening en kopieBeide partijen ondertekenen, werknemer ontvangt kopie
