Boekhouding en jaarrekening uitbesteden: verplichtingen, kosten en controle

Wat u uitbesteedt aan een boekhouder of accountant

Uitbesteden betekent dat externe professionals uw financiële administratie beheren, niet uzelf of interne medewerkers. Dat kan van een lokale freelance boekhouder die u maandelijks spreekt tot een volledig virtuele boekhoudservice die koppelt met uw bankrekeningen en automatisch overzichten levert.

Externe boekhouders leggen dagelijkse transacties vast, stemmen bank- en creditcardafschriften af, doen debiteuren- en crediteurenbeheer en salarisadministratie. Ze leveren maandelijkse rapportages: winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht. Ze bereiden belastingaangiften voor en werken samen met uw accountant.

Strategisch financieel advies op hoog niveau en de belastingaangifte zelf vallen er vaak buiten. Daarvoor hebt u doorgaans een accountant of iemand op CFO-niveau nodig. Maak vooraf duidelijk waar de grens ligt.

Het opstellen van de jaarrekening kunt u uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Dat is iets anders dan een wettelijke controle: die mag alleen worden uitgevoerd door wettelijke auditors en auditkantoren die daarvoor door de lidstaat zijn toegelaten.

Uitbesteden kan voor elke onderneming: van zzp'er tot multinational. Kort gezegd besteedt u het voeren van de administratie en eventueel het opstellen van de jaarrekening uit. De verplichtingen en de wettelijke controle blijven bij uw onderneming en de daarvoor bevoegde partijen.

Boekhoudplicht, bewaartermijnen en jaarrekening deponeren

In Nederland geldt een wettelijke administratie- en bewaarplicht. Elke ondernemer, van zzp'er tot multinational, moet een deugdelijke administratie voeren die een getrouw en werkelijk beeld geeft van de financiële situatie.

Uitbesteden verandert niets aan die verplichtingen. De administratie- en bewaarplicht blijft bij uw onderneming berusten. Ook als een boekhouder de administratie voor u voert, moet u kunnen aantonen dat de administratie deugdelijk is.

Met een goede administratie weet u hoe het financieel met uw bedrijf gaat en of u aan het urencriterium voldoet, bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek. U kunt uw administratie laten doen of zelf bijhouden.

Voor de jaarrekening kunnen wettelijke regels en termijnen gelden. Organisaties die een jaarrekening moeten deponeren, moeten zich aan de daarvoor geldende voorschriften houden.

U moet uw administratie 7 jaar bewaren. Met de Belastingdienst kunt u een kortere bewaartermijn afspreken, maar de basisgegevens moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt 10 jaar, zoals uw bedrijfspand, opslag en grond. Verkoopt u goederen of diensten in de EU via het éénloketsysteem (One Stop Shop) aan klanten die geen btw-aangifte doen? Bewaar die gegevens dan ook 10 jaar.

Bewaar in elk geval 7 jaar: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, loonadministratie en gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing aan derden. Ook bankafschriften, contracten, overeenkomsten, agenda's, afsprakenboeken, software en databestanden en een rittenregistratie horen daarbij.

Let op digitale originelen: ook digitale bestanden moet u bewaren. Een printje van een Excel-bestand is niet genoeg; u moet de originele Excel-file kunnen overleggen. Uw administratie moet zodanig zijn ingericht en gevoerd dat controle mogelijk is.

De Belastingdienst kan inzage eisen in uw boekhouding en mag daarbij 7 jaar terugkijken. Bij onroerende zaken en One Stop Shop-interacties is dat 10 jaar.

Leg met uw boekhouder vast hoe gegevens worden aangeleverd en welke originelen u zelf bewaart. Spreek ook af hoe ontbrekende stukken worden gemeld en aangevuld.

Belangrijkste bewaartermijnen en verplichtingen

Risico’s van een administratie die niet op orde is

Uitbesteden neemt het risico niet weg. Voldoet uw boekhouding niet aan de eisen of overtreedt u de bewaarplicht, dan mag de Belastingdienst uw omzet en winst zelfstandig vaststellen. Over dat fictieve bedrag draagt u omzetbelasting en winstbelasting af. De schatting valt meestal hoger uit dan bij een administratie die wel op orde is.

Bent u het niet eens met de schatting? Dan ligt de bewijslast bij u als ondernemer. Zonder deugdelijke boekhouding is dat lastig.

U blijft verantwoordelijk voor een kloppende jaarrekening. Bij ernstige fouten kunt u persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Persoonlijke aansprakelijkheid kan ver gaan. In 2022 werden twee directeuren van een failliet touringcarbedrijf persoonlijk aansprakelijk gesteld omdat de boekhouding niet deugde; de hoogte van de vordering was €20 miljoen.

Maak duidelijke afspraken als u uitbesteedt en check de algemene voorwaarden van het administratiekantoor. Maakt het kantoor grove fouten, dan kunt u het aansprakelijk stellen voor de schade die u daardoor lijdt.

Kosten van boekhouding en jaarrekening uitbesteden

Besteedt u uw boekhouding uit aan een boekhouder of gebruikt u een boekhoudpakket? Dan zijn dat terugkerende kosten, maandelijks of jaarlijks. Naast het uurtarief of abonnement van de boekhouder zijn er kosten voor boekhoudsoftware en koppelingen met uw bank. Neem deze administratiekosten mee in uw eigen uurtarief of begroting.

Tarieven voor uitbestede administratie verschillen per aanbieder en per pakket. Vraag vooraf welke werkzaamheden in het abonnement zitten en welke mutaties onder het tarief vallen.

Het opstellen, bespreken en deponeren van de jaarrekening kan in een abonnement worden opgenomen. Zijn daarvoor geen uren gereserveerd, dan rekenen administratiekantoren die werkzaamheden na tegen het geldende uurtarief. Vraag vooraf wat wel en niet in het abonnement zit: aantal transacties, salarisadministratie, jaarrekening, extra overleg en softwarelicenties.

Salarisadministratie is een aparte kostenpost. Vraag vooraf wat daarvoor in rekening wordt gebracht en welke werkzaamheden daarbij inbegrepen zijn.

Boekhoudsoftware voor zzp'ers en klein mkb loopt uiteen. Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook welke functies en koppelingen in het pakket zitten.

Het abonnement is niet de hele rekening. Extra administraties, extra gebruikers, salarisadministratie en de uren die u daarnaast bij een boekhouder koopt, bepalen de totale jaarkosten. Reken daarom de totale kosten per jaar uit en niet het vanaf-bedrag.

Internationaal loopt de bandbreedte voor uitbestede boekhouding van $300 tot $2.500 per maand, tegen $5.400 tot $6.700 per maand voor intern personeel.

Zelf doen of uitbesteden: wanneer overstappen?

Zelf boekhouden kan passen als u de administratie goed kunt bijhouden en voldoende inzicht heeft in uw cijfers. Naarmate transacties, personeel of administratieve taken toenemen, kan uitbesteden tijd besparen.

Uw administratie loopt stelselmatig achter. Stemt u bijvoorbeeld drie maanden transacties in één keer af, of werkt u de administratie alleen bij wanneer de belastingtijd dwingt? Dan is uw boekhouding geen realtime financieel instrument. Op verouderde gegevens neemt u geen goede beslissingen.

U mist aftrekposten: DIY-boekhouders hebben foutmarges van meer dan 20%, en fouten door omissie — aftrekposten die u niet claimt — zijn het duurst. Een professionele boekhouder die uw branche kent, vindt aftrekposten die u zelf niet ontdekt.

Verrassingen in uw kasstroom blijven u parten spelen. Schrikt u regelmatig van uw rekeningsaldi, of kunt u niet snel zeggen hoeveel u vorige maand heeft verdiend? Dan schiet uw financiële inzicht tekort.

Een groter aantal transacties, meer medewerkers of een complexere bedrijfsvoering kan de administratie zwaarder maken. Bespreek met een boekhouder welke werkzaamheden u zelf kunt blijven doen en welke u wilt uitbesteden.

De complexiteit verschilt per bedrijf. De wet schrijft niet precies voor hoe uw boekhouding eruit moet zien, maar stelt eisen waaraan die moet voldoen. Het ene bedrijf kiest een uitgebreid pakket met geïntegreerde loon- en salarisadministratie; een zzp'er eerder een eenvoudiger oplossing.

Maak de keuze concreet door uw achterstanden, administratieve werklast en behoefte aan financieel inzicht op een rij te zetten. Vraag daarna offertes aan met dezelfde omschrijving van de werkzaamheden, zodat u inhoud en tarieven kunt vergelijken.

Zelf boekhouden vs. uitbesteden: voordelen en risico’s

Stappenplan bij het uitbesteden van boekhouding

Voordelen en nadelen van uitbesteden boekhouding

Jaarrekening en controle: bevoegdheid en afspraken

Het opstellen van de jaarrekening is iets anders dan een wettelijke controle. Richtlijn 2006/43/EG bepaalt dat een wettelijke controle alleen mag worden uitgevoerd door wettelijke auditors en auditkantoren die daarvoor door de lidstaat zijn toegelaten.

In Nederland houdt de Autoriteit Financiële Markten (AFM) toezicht op accountantsorganisaties die wettelijke controles verrichten. Dat gebeurt op grond van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). De kwaliteitseisen zijn nader uitgewerkt in het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) en EU Verordening 537/2014.

Een accountantsorganisatie moet een vergunning hebben om wettelijke controles te mogen uitvoeren. Voor wettelijke controles bij een organisatie van openbaar belang (OOB) gelden zwaardere eisen.

De Wta omschrijft een externe accountant als de natuurlijke persoon die werkzaam is bij of verbonden is aan een accountantsorganisatie of auditkantoor en verantwoordelijk is voor de uitvoering van een wettelijke controle.

De Wta definieert een accountantsverklaring als een schriftelijke mededeling inhoudende de uitkomst van een wettelijke controle. De AFM noemt het oordeel van een accountant(sorganisatie) in de controleverklaring bij een jaarrekening.

De bevoegdheid is dus niet aan elke boekhouder of accountant voorbehouden. Laat in de offerte apart benoemen of de opdracht alleen het opstellen van de jaarrekening omvat of ook een wettelijke controle.

Maak vooraf heldere afspraken over de opdracht. Wie stelt de jaarrekening op? Wie controleert? Welke informatie wordt aangeleverd, en wie heeft toegang tot welke bestanden? Spreek ook afstemmingsmomenten en rapportage af.

Bespreek vooraf welke informatie de opsteller nodig heeft en wie vragen over de administratie beantwoordt. Zo weet u ook wie eventuele ontbrekende of tegenstrijdige gegevens opvolgt.

Leg vast welke stukken u ontvangt na het opstellen of controleren van de jaarrekening. Spreek ook af hoe onduidelijkheden worden besproken voordat documenten worden afgerond.

Samenwerken met uw boekhouder: aanlevering en afstemming

Maak vooraf afspraken over hoe u uw administratie aanlevert en bewaart. Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over de bewaarwijze: digitaal of op papier, en welke details erin moeten staan, zoals dagstaten of telstroken van de kassa. Die afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Leg vast wie welke bestanden aanlevert: bankafschriften, verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, contracten en correspondentie. Gebeurt dat maandelijks of per kwartaal, en in welk formaat?

Bewaar de administratie veilig, zowel bij uzelf als bij uw boekhouder. Leg vast hoe vaak u afstemt, hoe u vragen en wijzigingen vastlegt en wie verantwoordelijk is voor het bewaren van de originelen.

Ook als u uitbesteedt, bent u zelf eindverantwoordelijk. Een administratiekantoor kan de opslag regelen, maar bij een boekenonderzoek blijft uw onderneming de verantwoordelijke. Maakt het kantoor grove fouten, dan kunt u het aansprakelijk stellen voor de schade.

Maak van de overdracht een terugkerend proces: wijs een verantwoordelijke aan, spreek een aanlevermoment af en houd bij welke stukken nog ontbreken. Zo voorkomt u dat de boekhouder met onvolledige informatie moet werken.

Spreek af hoe digitale bestanden worden aangeleverd en wie de definitieve versies beheert. Gebruik een vaste mapindeling zodat u en uw boekhouder dezelfde documenten gemakkelijk terugvinden.

Leg vast wie toegang heeft tot de gedeelde bestanden en hoe die toegang wordt beheerd. Bespreek ook hoe u documenten terugkrijgt wanneer de samenwerking eindigt.