Jaarrekening deponeren bij de KVK: termijnen en verplichtingen

Jaarrekening deponeren bij KVK: waar het op neerkomt

bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen moeten hun jaarrekening deponeren; eenmanszaken niet. Die stukken moeten in ieder geval binnen twaalf maanden na het boekjaar bij KVK liggen.

Na vaststelling geldt wettelijk een termijn van acht dagen. Voor een bv met een gewoon kalenderjaar ligt de deadline vaak op 8 augustus, of op 31 december bij maximaal uitstel. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan kan 8 november gelden.

Wie moet wel en niet deponeren?

De rechtsvorm bepaalt de deponeringsplicht. Verplicht zijn bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Ook verplicht: vof's en cv's waarvan alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn; verenigingen en stichtingen met een onderneming die twee opeenvolgende boekjaren telkens minstens € 7,5 miljoen omzetten.

Daarnaast: buitenlandse rechtspersonen met een Nederlandse vestiging die in het herkomstland ook een jaarrekening moeten publiceren; ondernemingen onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap; en specifieke branches zoals pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.

Buitenlandse rechtspersonen met een Nederlandse vestiging die in het herkomstland moeten publiceren, leveren een jaarrekening in dezelfde vorm aan als in het herkomstland. Ondernemingen onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap deponeren zowel een jaarrekening volgens Nederlandse regels als een volgens de regels van het herkomstland, plus jaarlijks een uittreksel uit het buitenlandse register.

Een dochtermaatschappij hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren als de moedermaatschappij zich met een 403-verklaring aansprakelijk stelt voor de schulden van het dochterbedrijf, die verklaring bij KVK is gedeponeerd, leden of aandeelhouders schriftelijk instemmen met afwijking van de voorschriften, die instemmingsverklaring jaarlijks opnieuw bij KVK komt, en de moedermaatschappij een geconsolideerde jaarrekening deponeert met de cijfers van het dochterbedrijf.

Een pensioen- of stamrecht-bv hoeft geen jaarrekening te deponeren als deze in de bedrijfsklasse klein of micro valt en geen winst als doel heeft. Kies je daarvoor, dan moet je altijd een accountantsverklaring deponeren waaruit blijkt dat de onderneming dat jaar geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving. Eenmanszaken en overige organisaties hoeven niet te deponeren; vaak moet dan wel een instemmings- of aansprakelijkheidsverklaring worden gedeponeerd.

Verplichte deponeringsverplichtingen per rechtspersoon

Termijnen: van opmaken tot deponeren

Voor de bv geldt een praktische tijdlijn. Het bestuur maakt de jaarrekening en stuurt die binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar naar de aandeelhouders. Bij bijzondere omstandigheden — bijvoorbeeld een nog niet voltooide jaarrekening of extra controletijd van de accountant — kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven.

Zonder bijzondere omstandigheden hebben de aandeelhouders twee maanden om vast te stellen. Daarna deponeer je binnen acht dagen bij KVK.

Los van die stappen moet de jaarrekening binnen twaalf maanden na de boekjaarsluiting gedeponeerd zijn. Bij een kalenderboekjaar is 8 augustus de uiterste datum (vijf + twee + acht dagen). Met maximaal uitstel wordt dat 31 december (vijf + vijf + twee maanden).

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurders, dan is de jaarrekening meestal vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen ondertekenen. De twee maanden om vast te stellen tellen dan niet. Voor een bv betekent dit deponeren binnen tien maanden en acht dagen na de boekjaarsafsluiting; bij een kalenderboekjaar geldt 8 november als deadline.

In de statuten van je bv kunnen andere afspraken staan: kijk of ondertekening door alle bestuurders en commissarissen vaststelling betekent.

Tijdlijn voor deponering van de jaarrekening bij de KVK

Bedrijfsklasse bepaalt wat je deponeert

Wat je deponeert, hangt af van de bedrijfsklasse. Je bepaalt die aan de hand van de cijfers van de afgelopen twee jaar. Let op drie punten: activa (waarde), netto-omzet (verdiensten) en aantal werknemers. Een bedrijf valt in een klasse als het twee jaar achter elkaar aan minstens twee van de drie punten voldoet.

De grenzen voor micro en klein: micro: activa < € 450.000, netto-omzet < € 900.000 en minder dan 10 personen; klein: activa € 450.000 - € 7,5 mln, netto-omzet € 900.000 - € 15 mln en 10 - 50 personen.

Voor middelgroot en groot: middelgroot: activa € 7,5 - € 25 mln, netto-omzet € 15 - € 50 mln en 50 - 250 personen; groot: activa > € 25 mln, netto-omzet > € 51 mln en meer dan 250 personen.

Een voorbeeld: Bedrijf X valt in de categorie middelgroot bij een netto-omzet van € 38 miljoen en 180 werknemers, ook als de activa € 350.000 zijn. De bedrijfsklasse bepaalt welke onderdelen van de jaarrekening je moet deponeren en daarmee openbaar maakt. Micro- en kleine bedrijven kunnen hun jaarrekening in het Zelf Deponeren-portaal zelf opstellen; middelgrote en grote bedrijven uploaden de reeds vastgestelde jaarrekeningen.

Bedrijfsklassen en vereiste jaarrekeningen

Zelf deponeren via KVK: inloggen, indienen en controleren

Via het Zelf Deponeren-portaal deponeer je digitaal bij KVK. Micro- en kleine bedrijfsklassen kunnen hun jaarrekening in het portaal opstellen en deponeren. Voor middelgrote en grote bedrijfsklassen kun je de reeds vastgestelde jaarrekeningen uploaden.

Inloggen kan met e-mailadres en wachtwoord, waarvoor je een machtiging nodig hebt; met eHerkenning, minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 (EH2); of met een toegangscode die gekoppeld is aan de rechtspersoon waarvoor je deponeert. Organisaties in de middelgrote en grote bedrijfsklasse kunnen alleen deponeren door in te loggen met e-mailadres en wachtwoord.

Als intermediair kun je het Zelf Deponeren-portaal ook gebruiken. Je deponeert via e-mailadres en wachtwoord of eHerkenning en hebt altijd een machtiging van je klant nodig. Deponeer je voor meerdere bv's, dan kun je die via machtiging aan één eHerkenningsmiddel koppelen; je klant machtigt schriftelijk of via het eigen eHerkenningsmiddel. Grotere aantallen jaarrekeningen gaan gemakkelijker en sneller met financiële software (SBR).

Digitaal deponeren is in de meeste gevallen verplicht. Micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen moeten hun jaarrekening digitaal in XBRL-formaat deponeren. Vanaf boekjaar 2025 moeten ook grote rechtspersonen digitaal deponeren bij het Handelsregister van KVK; vanaf boekjaar 2025 (vanaf 1 januari 2026) moeten alle rechtspersonen, ook grote ondernemingen, op basis van SBR deponeren.

Na deponeren ontvang je direct een bevestiging per e-mail met pdf-weergave van je jaarrekening. De jaarrekening is direct zichtbaar, opvraagbaar en te controleren in het Handelsregister. Stel je als micro- of kleine onderneming de jaarrekening zelf op in het portaal, dan komt die beschikbaar in XBRL.

Controleer zelf of de deponering is verwerkt: zoek het bedrijf op via de bedrijfsnaam of het KVK-nummer, selecteer het bedrijf en zie je het boekjaar staan, dan is de jaarrekening gedeponeerd. Dit controleren is gratis en vereist geen inlog.

Stappen voor zelf deponeren via het Zelf Deponeren-portaal

Als het niet lukt of niet op tijd is

Is de jaarrekening niet op tijd vastgesteld, deponeer je de opgemaakte nog niet-vastgestelde jaarrekening. Zodra die alsnog is vastgesteld, deponeer je de definitieve versie.

Voor het indienen bij KVK kun je geen uitstel krijgen. KVK registreert de aangeleverde documenten en controleert de inhoud niet; je bent zelf verantwoordelijk voor tijdige deponering en juistheid. Te laat indienen maakt je strafbaar. De Belastingdienst controleert naleving; bij overtreding kun je bijvoorbeeld een boete krijgen.

In uitzonderlijke gevallen kun je ontheffing aanvragen, bijvoorbeeld als je bedrijf failliet gaat of bij brand. Die aanvraag doe je bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Lukt deponeren niet, neem contact op met KVK via telefoon of chatbot. KVK tipt om hulp van een accountant of advocaat te vragen om de jaarrekening toch volgens de regels te deponeren.

Let op met persoonsgegevens in openbare stukken

Gedeponeerde jaarrekeningen zijn openbaar: de financiële informatie komt beschikbaar voor iedereen die daarin geïnteresseerd is. KVK verzoekt de deponeringsplichtige zeer terughoudend te zijn met (bijzondere) persoonsgevoelige informatie in alle jaarrekeningen en documenten die daarbij horen, omdat die documenten door iedereen kunnen worden ingezien.

Denk daarbij aan een natte handtekening of foto's van bestuurders, medewerkers of klanten. Laat zulke gegevens weg of beperk ze, juist omdat ze na deponering openbaar zijn.

Voordelen en risico’s van openbare deponering