Welke boekhoudplicht geldt voor een Nederlandse onderneming?

Boekhoudplicht: administratie bijhouden versus jaarrekening deponeren

Er zijn twee verplichtingen. De lopende administratie registreert omzet, kosten en winst en is nodig voor de aangifte. De jaarrekening is een jaarlijks financieel overzicht dat veel rechtspersonen openbaar moeten maken. Volgens Ondernemersplein heeft ieder bedrijf de jaarrekening nodig voor de aangifte inkomstenbelasting.

Of u ook moet deponeren, hangt af van uw rechtsvorm en de grootte van uw onderneming.

Voor zzp'ers en ib-ondernemers blijft de administratie nodig. De Belastingdienst beoordeelt of u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Zonder administratie kunt u uw winst niet onderbouwen.

Welke boekhoudplicht hoort bij uw rechtsvorm?

De rechtsvorm bepaalt grotendeels of u een jaarrekening openbaar moet maken. Bij een bv of nv is dat vrijwel altijd het geval. Ondernemersplein noemt daarnaast coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en verenigingen en stichtingen met een bedrijf als organisaties die onder de deponeringsplicht kunnen vallen.

Een eenmanszaak, vof of maatschap hoeft meestal geen jaarrekening te deponeren. Dat verandert als de onderneming deel uitmaakt van een grotere groep of concernconstructie, aldus KVK. De administratie blijft dan nodig voor de belastingaangifte en om uw winst te onderbouwen.

Voor de inkomstenbelasting bepaalt de Belastingdienst of u ondernemer bent. Volgens Rijksoverheid stelt de Belastingdienst dit vast.

Bent u ondernemer, dan vermeldt u de winst uit uw onderneming in de aangifte inkomstenbelasting en kunt u aftrekposten krijgen, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Bent u geen ondernemer maar ook niet in loondienst, dan vallen de inkomsten onder resultaat uit overige werkzaamheden; ondernemersaftrek geldt dan niet.

Wat legt u minimaal vast in de administratie?

Een bruikbare administratie begint met de basisstukken. Voor een bv zijn de administratieve verplichtingen strikter dan voor een eenmanszaak, maar de kern is gelijk: de Belastingdienst verwacht dat u alle zakelijke inkomsten en uitgaven nauwkeurig bijhoudt.

Concreet bewaart u facturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven als bewijs, archiveert u uw zakelijke bankafschriften en houdt u zakelijke en privé bankrekeningen gescheiden. Heeft u personeel, dan houdt u de salarisadministratie bij en doet u de juiste belastingafdrachten.

De administratie onderbouwt welke kosten u mag aftrekken. De Belastingdienst merkt kosten alleen als zakelijke kosten aan als ze binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en rechtstreeks op de onderneming betrekking hebben.

Voorbeelden die de Belastingdienst noemt: adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming, inschrijving in het handelsregister, huur van bedrijfsruimte, briefpapier en correspondentiemateriaal, inrichting van een kantoor of werkplaats, onderhoud, verzekeringen en reiskosten met het openbaar vervoer. Bij gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Btw speelt mee bij het vastleggen van uitgaven. Meestal vraagt u btw als voorbelasting terug; dan trekt u de kosten bij de winstberekening af exclusief btw. Soms mag u de btw niet aftrekken; dan trekt u de kosten inclusief btw af. Bewaar facturen dus zodanig dat u de btw-aangifte en de winstberekening kunt onderbouwen.

Wat staat er in een jaarrekening?

Een jaarrekening vat samen hoe uw bedrijf er in het afgelopen boekjaar financieel voor stond. Ondernemersplein noemt drie onderdelen; KVK schrijft dat een jaarrekening meestal uit drie onderdelen bestaat: de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting.

De balans geeft bezittingen, schulden en eigen vermogen weer. De winst- en verliesrekening toont opbrengsten en kosten. De toelichting geeft extra uitleg bij de cijfers, waarderingen en bijzonderheden.

De Belastingdienst gebruikt de cijfers als basis voor de vennootschapsbelasting bij een bv. Aandeelhouders, banken, zakenrelaties en personeel lezen er de financiële positie in.

Voor een bv geldt dat elke bv een jaarrekening moet opstellen, ongeacht de omvang, ook als de enige aandeelhouder tevens directeur-grootaandeelhouder is. De wettelijke basis ligt in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Hoe groot is uw onderneming? Dat bepaalt hoeveel u openbaar maakt

Een onderneming valt in een bedrijfsklasse als de jaarrekening twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van deze drie kenmerken: activa, netto-omzet en aantal werknemers.

De grenzen zijn: micro: activa < € 450.000, netto-omzet < € 900.000 en minder dan 10 werknemers; klein: activa € 450.000 tot € 7,5 mln, netto-omzet € 900.000 tot € 15 mln en 10 tot 50 werknemers.

Middelgroot: activa € 7,5 tot € 25 mln, netto-omzet € 15 tot € 50 mln en 50 tot 250 werknemers; groot: activa > € 25 mln, netto-omzet > € 50 mln en meer dan 250 werknemers.

De klasse bepaalt hoeveel u openbaar maakt. Micro mag volstaan met een beperkte balans. Klein maakt een verkorte balans en de toelichting openbaar.

Middelgroot en groot moeten ook een bestuursverslag opnemen; middelgroot met een enigszins vereenvoudigde balans, een vereenvoudigde winst- en verliesrekening en een uitgebreide toelichting, groot met een uitgebreide balans, uitgebreide winst- en verliesrekening en uitgebreide toelichting. In de overige gegevens van middelgrote en grote rechtspersonen hoort volgens KVK ook een accountantsverklaring.

Grootteklasse en openbaar maken van jaarrekening

Kenmerken voor grootteklasse van onderneming

Deponeren bij KVK: wie, wanneer en in welke vorm?

Veel rechtspersonen moeten hun jaarrekening elk boekjaar digitaal deponeren bij KVK. Voor de bv geldt dat de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar wordt opgesteld en ter goedkeuring aan de aandeelhouders wordt voorgelegd. Deponeren bij KVK moet binnen twaalf maanden na het boekjaar.

Het formaat is voorgeschreven. Micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen moeten hun jaarrekening digitaal in XBRL-formaat deponeren, aldus KVK. Voor effectenuitgevende instellingen geldt vanaf boekjaar 2020 een XHTML- of iXBRL-formaat.

Alle bestuurders moeten de jaarrekening ondertekenen. Heeft de rechtspersoon commissarissen, dan moeten zij ook allemaal ondertekenen. Ontbreekt de ondertekening van een bestuurder of commissaris, dan moet de reden worden vermeld; KVK verwijst hiervoor naar art. 15 Besluit modellen jaarrekening.

Ook moet de jaarrekening de datum van vaststelling bevatten. Komt u er niet uit, dan kan een financieel intermediair zoals een boekhouder, belastingconsulent of accountant de rapportage opstellen en verzenden.

Stappenplan: Jaarrekening opstellen en deponeren bij KVK

Tijdschema voor jaarrekening bij een BV

Jaarverslag en accountantscontrole: wanneer extra verplichtingen?

Een jaarverslag is iets anders dan een jaarrekening. De jaarrekening laat met cijfers zien hoe het bedrijf ervoor staat, zoals winst, verlies, bezittingen en schulden.

Het jaarverslag gaat over het hele jaar en bestaat uit de jaarrekening plus extra uitleg over de bedrijfsactiviteiten, zoals visie, missie, strategie, doelstellingen en successen. Een jaarverslag is alleen verplicht voor middelgrote en grote bedrijven, zoals bv's en nv's, aldus Ondernemersplein.

Een accountantscontrole is verplicht als uw bedrijf twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van deze drie kenmerken: meer dan 50 werknemers, € 15 miljoen omzet of € 7,5 miljoen balanstotaal. In dat geval moet de jaarrekening door een accountant worden gecontroleerd en goedgekeurd. KVK vermeldt de accountantsverklaring ook bij de overige gegevens voor middelgrote en grote rechtspersonen.

Wat gebeurt er als u de boekhoudplicht niet nakomt?

Het niet opstellen of deponeren van de jaarrekening heeft concrete gevolgen. KVK kan een dwangsom opleggen. Als bestuurder kunt u persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. In ernstige gevallen kan het leiden tot ontbinding van de bv. Daarnaast maakt een ontbrekende jaarrekening u kwetsbaar bij fiscale controles en kan het problemen opleveren bij het aanvragen van financiering.

Ook de belastingaangifte wordt moeilijker. Een bv is verplicht vennootschapsbelasting af te dragen over de winst; de jaarrekening dient daarvoor als basis. Een ib-ondernemer moet de winst uit onderneming in de aangifte inkomstenbelasting vermelden. Zonder kloppende administratie ontbreekt de onderbouwing voor omzet, kosten en aftrekposten.

Zelf doen of uitbesteden: waar let u op?

U mag de jaarrekening in principe zelf opstellen. Ondernemersplein meldt dat de accountant of boekhouder de jaarrekening meestal maakt, maar dat u het ook zelf mag doen.

Voor een bv geldt dat een eenvoudige jaarrekening in principe zelf is op te stellen, maar professionele hulp kan fouten voorkomen en fiscale voordelen benutten. KVK adviseert bij vragen een financieel intermediair in te schakelen, zoals een boekhouder, belastingconsulent of accountant; die kan financiële rapportages opstellen en aan meerdere instanties verzenden.

Zelf doen vs. uitbesteden: voordelen en nadelen