Loonheffingen en aangifte: welke verplichtingen heeft een werkgever?

Wat u als werkgever onder loonheffingen afdraagt

Loonheffing is de verzamelnaam voor loonbelasting en de premie volksverzekeringen: AOW, ANW en WLZ. U houdt als werkgever elke maand loonheffing in op het salaris van uw werknemers. De premies voor de werknemersverzekeringen WW, WAO en WIA betaalt u zelf; die houdt u niet in op het loon. De overheid stelt de hoogte van deze premies elk jaar in januari en in juli vast.

Onder de loonheffingen valt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet: de werkgeversheffing Zvw en de bijdrage Zvw (hoofdstuk 8 van het Handboek Loonheffingen). Uw loonaangifte bevat drie soorten heffingen: loonbelasting en premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Die draagt u via de loonaangifte af aan de Belastingdienst.

Verschil tussen loonheffingen en premies werknemersverzekeringen

Eerst aanmelden als werkgever: loonheffingennummer en aangiftebrief

Om loonaangifte te doen, meldt u zich eerst als werkgever aan bij de Belastingdienst met het formulier 'Melding loonheffingen aanmelding werkgever'. Na verwerking ontvangt u een loonheffingennummer en een aangiftebrief met de aangiftetijdvakken: wanneer u aangifte moet doen. Het loonheffingennummer is een uniek identificatienummer dat de Belastingdienst aan werkgevers toekent. U gebruikt het bij de aangifte loonheffingen en bij ander contact met de Belastingdienst.

Moet u premies werknemersverzekeringen betalen, dan krijgt u ook een brief met de sector waarbij u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Was u al aangemeld als werkgever maar nog geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd, en neemt u nu personeel aan waarvoor u die premies wel moet betalen, gebruik dan het formulier 'Melding Loonheffingen premies werknemersverzekeringen betalen'.

Hebt u geen personeel meer en verwacht u dat ten minste twaalf maanden niet, dan kan het loonheffingennummer worden afgesloten.

Stappen voor aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst

Identiteit en gegevens van werknemers vastleggen

Vraag een nieuwe werknemer om een ondertekende verklaring met datum en persoonsgegevens: naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN). Controleer de identiteit en leg die vast. Dit doet u voordat de werknemer bij u aan het werk gaat: alle gegevens moeten binnen zijn en de identiteit moet zijn vastgesteld vóór de eerste werkdag. Neemt u een buitenlandse arbeidskracht aan, controleer dan of deze in Nederland mag werken.

Kunt u de identiteit niet goed vaststellen, of geeft de werknemer naam, adres, woonplaats en BSN niet, dan past u het anoniementarief toe (hoofdstuk 2 van het Handboek Loonheffingen). In de aangifte loonheffingen vraagt de Belastingdienst per werknemer niet naar de dienstbetrekking maar naar de inkomstenverhouding. Daarbij hoort het BSN van de werknemer of, als dat er niet is, het personeelsnummer, plus het nummer van de inkomstenverhouding.

Checklist: Gegevens die u nodig heeft voor de loonaangifte

Loonadministratie en loonstaten op orde houden

Zodra u personeel in dienst hebt, moet u een loonadministratie opzetten en bijhouden. Bewaar die waar uw bedrijf kantoor houdt of is gevestigd. U bepaalt wat het loon is, berekent de premies en belastingen en draagt die op tijd af.

De gegevens uit de loonadministratie zijn leidend voor de aangifte; zorg dat ook uw loonstaten zijn bijgewerkt. Loonstaten zijn onderdeel van de loonadministratie (hoofdstuk 3 en hoofdstuk 11 van het Handboek Loonheffingen).

Salarissoftware verzamelt na de salarisverwerking de benodigde gegevens automatisch in de loonaangifte. Bepaalde eindheffingen en afdrachtsverminderingen moet u soms nog handmatig aanvullen. Controleer vóór verzending of die posten in de aangifte staan.

Periodiek aangifte loonheffingen doen

U doet elke maand of elke vier weken aangifte loonheffingen. Welk tijdvak u kiest, mag u zelf bepalen, maar die keuze geldt voor ten minste een kalenderjaar. Jaarlijks ontvangt u van de Belastingdienst een overzicht met alle datums waarop de aangifte uiterlijk moet zijn ingediend en betaald.

Bij een maandaangifte moet de aangifte over januari bijvoorbeeld uiterlijk 28 februari door de Belastingdienst zijn ontvangen en betaald, die over februari uiterlijk 31 maart en die over maart uiterlijk 30 april. De exacte tijdvakcodes, aangiftedatums en betaaldatums staan op de site van de Belastingdienst.

Hebt u 10 of minder werknemers, dan kunt u de aangiftesoftware van de Belastingdienst gebruiken via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U logt in met DigiD als u een eenmanszaak hebt, anders met eHerkenning. Na inloggen gaat u naar 'Loonheffingen' en start u de aangifte van het tijdvak.

Uw antwoorden worden bij de volgende aangifte automatisch ingevuld, zodat u alleen wijzigingen hoeft aan te passen; ingediende aangiften staan onder 'Ingestuurde aangiften'. Ook met commerciële software kunt u bij 10 of minder werknemers aangifte doen.

Hebt u meer dan 10 werknemers, dan moet u aangifte doen met commerciële software. Die software moet geschikt zijn voor Digipoort en u hebt een PKIoverheid services servercertificaat nodig. Berichten groter dan 80 MB verstuurt u met een FTP-account bij Logius (hoofdstuk 13 van het Handboek Loonheffingen). U kunt de aangifte ook laten doen door een intermediair.

Voordelen en nadelen van zelf doen vs. intermediair aangifte

Welke gegevens u in de loonaangifte aanlevert

De loonaangifte bestaat uit drie soorten gegevens. Identificerende gegevens gaan over uw bedrijf als werkgever; het berichtenkenmerk is een uniek nummer dat onder meer uit het loonheffingennummer bestaat en waarmee de Belastingdienst de aangifte aan de betaling koppelt.

Collectieve gegevens zijn de totalen van de verschillende loonheffingen, bijvoorbeeld het totaal van de af te dragen inkomensafhankelijke premie Zvw. Nominatieve gegevens zijn de gegevens per werknemer en de per werknemer af te dragen loonheffingen.

Per werknemer heet die gegevensset de inkomstenverhouding. De Belastingdienst vraagt daarin onder meer naar het BSN of, als dat er niet is, het personeelsnummer, en naar het nummer van de inkomstenverhouding.

Die gegevens zijn niet alleen voor de heffing van belang: de aangifte loonheffingen voedt de polisadministratie van het UWV met loon- en arbeidsverleden. Op basis daarvan worden bijvoorbeeld de duur en hoogte van uitkeringen werknemersverzekeringen zoals de WW vastgesteld. Daarom stimuleert de Belastingdienst werkgevers om de loonaangifte zo snel mogelijk na de salarisverwerking in te sturen.

Ook aangifte zonder loon: nihilaangifte en nulaangifte

Ook zonder loon of loonheffingen blijft u aangifte doen. Hebt u in een aangiftetijdvak geen werknemers in dienst, dan doet u een nihilaangifte. Hebt u in een aangiftetijdvak wel werknemers in dienst maar betaalt u geen loon uit, dan doet u een nulaangifte.

U kunt een periode dus niet overslaan; zelfs zonder loonbetalingen moet de aangifte op tijd worden gedaan. Zie hoofdstuk 13 van het Handboek Loonheffingen.

Loonheffing over alle beloningen en onbelaste vergoedingen

Loonheffing gaat over al het loon dat u uw werknemers betaalt. Daaronder vallen salaris, vakantiegeld, overwerkloon en een 13e maand, maar ook loon in natura zoals een auto van de zaak. U geeft al deze beloningen aan en betaalt daarover loonheffing.

Via de werkkostenregeling mag u sommige zaken onbelast vergoeden. Voorbeelden die de Belastingdienst noemt zijn een reiskostenvergoeding, kosten voor studie, kerstpakketten en lunches. Meer hierover staat in het Handboek Loonheffingen en in de informatie over de werkkostenregeling op de site van de Belastingdienst.

Afdrachtverminderingen, WBSO en premiedifferentiatie

Soms hoeft u niet het volledige bedrag van de ingehouden loonheffing af te dragen. U maakt dan gebruik van afdrachtverminderingen, waarmee bepaalde kosten worden gecompenseerd, zoals kosten voor studie van de werknemer (hoofdstuk 26 van het Handboek Loonheffingen).

Ook hoeft u niet voor elke werknemer het volledige bedrag van de ingehouden loonheffing te betalen als die werknemers bijvoorbeeld onderzoeks- en ontwikkelingswerk (R&D) doen.

Voor R&D bestaat daarnaast de innovatieregeling WBSO: heeft uw bedrijf ontwikkelings- en/of onderzoeksprojecten en wilt u de kosten voor R&D verlagen, dan kunt u mogelijk van deze regeling gebruikmaken. Informatie daarover staat op RVO.nl.

Controleer welke premiedifferentiatie voor u geldt. Voor de WW bestaan een lage en een hoge AWf-premie. Daarnaast ontvangt u bij premieplicht voor de werknemersverzekeringen een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk).

De hoogte van de premies werknemersverzekeringen wordt elk jaar in januari en in juli door de overheid vastgesteld.

Fouten in de aangifte herstellen en correcties doorgeven

Een fout in de aangifte herstelt u binnen de aangiftetermijn door de aangifte opnieuw te versturen. Is de aangiftetermijn al voorbij op het moment dat u de fout wilt herstellen, dan stuurt u bij de eerstvolgende aangifte een correctie mee. De precieze werkwijze staat in hoofdstuk 14 van het Handboek Loonheffingen.

Bijzondere situaties: artiesten, beroepssporters en grensoverschrijdend werk

Voor loonheffingen bij artiesten en beroepssporters gelden aparte regels. Bij grensoverschrijdende situaties spelen zowel de loonbelasting als de sociale zekerheid een rol. De Belastingdienst heeft hiervoor aparte informatie over personeel in het buitenland en loonbelasting en over personeel in het buitenland en sociale zekerheid, met een Team Grensoverschrijdend werken en Ondernemen.

De geldende uitzonderingen vindt u bij de Belastingdienst. Ook voor loonheffingen bij inhuur of onderaanneming en voor uitbetaalde bedragen aan derden (UBD) heeft de Belastingdienst aparte informatie.