Salarisadministratie en HR-processen inrichten: wetten, systemen en uitbesteding

Salarisadministratie en HR-processen als één systeem inrichten

HR-keuzes zoals contractvorm, hoogte en samenstelling van beloning en wijze van uitdiensttreding werken direct door in de loonadministratie. Een vast contract bepaalt je WW-premie. Een tijdelijk contract raakt de ketenregeling en het einde van het contract. Ontslag beïnvloedt de transitievergoeding en mogelijk de cumulatiegrond.

Richt HR-processen en salarisadministratie daarom in samenhang in. Werk met één bron van waarheid voor contractdata, loon, verlof en uitdiensttreding. De Belastingdienst benadrukt dat je loonadministratie op orde moet zijn. Zorg dat wijzigingen in contracten, lonen en uitdiensttredingen tijdig en correct in de loonadministratie staan.

Sinds 1 januari 2020 gelden door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) andere regels voor arbeidscontracten en ontslag. De WAB raakt contractvorm, premies en ontslag. Houd daar bij het inrichten van je HR- en salarisprocessen rekening mee, zodat je administratie klopt met de wettelijke werkelijkheid.

De wettelijke kaders omvatten de WAB (1 januari 2020), de Wet werk en zekerheid (Wwz) als voorganger en het ontslagrecht in artikel 7:669 lid 3 BW.

Kies systemen die contractvorm, beloning, verlof en uitdiensttreding kunnen vastleggen. Met 10 of minder werknemers kun je aangifte doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Commerciële software mag dan ook. Bij meer dan 10 werknemers is commerciële software verplicht.

Koppel je systeemkeuze aan de wettelijke eisen. Leg contractvorm vast voor de WW-premie, houd de ketenregeling bij voor tijdelijke contracten en registreer ontslag voor de transitievergoeding en de cumulatiegrond. Zo sluit je administratie aan op de aangifte loonheffingen.

Per 1 januari 2027 moet je als werkgever transparanter zijn over salaris en beloning. Die verplichting komt uit een Europese richtlijn en vraagt ook om betere informatie over arbeidsvoorwaarden en voorspelbare werktijden. Neem die informatieverstrekking op in je HR-proces voor arbeidsvoorwaarden.

Loop de WAB-maatregelen na met de WAB-checklist voor werkgevers: controleer de contractvorm en WW-premie, de ketenregeling, de transitievergoeding, de ontslaggrond en de arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. Leg per maatregel vast welke gegevens je nodig hebt en waar je die in je HR- en salarisprocessen bijhoudt.

De maatregelen om na te lopen zijn: lage WW-premie bij een vast contract en hoge bij een flexibel contract, vervallen sectorpremie, cumulatiegrond, transitievergoeding vanaf de eerste werkdag en de ketenregeling van 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar. Neem ook mee: tussenpoos bij cao tot 3 maanden, uitzondering voor invalkrachten in het basis- en speciaal onderwijs, en gelijke rechtspositie en arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers.

Tijdlijn wettelijke kaders salarisadministratie en HR

WAB-checklist voor werkgevers

Contractvorm en WW-premie: de WAB in je administratie

Sinds 1 januari 2020 betalen werkgevers een lagere WW-premie voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een flexibel contract. De sectorpremie is vervallen. Leg per werknemer de contractvorm juist vast; die bepaalt de premiehoogte.

De WAB moet het aantrekkelijker maken om mensen een vast contract te geven en flexwerkers beter te beschermen. De wet volgt de Wet werk en zekerheid (Wwz) op en wil de kloof tussen vaste en flexibele contracten verkleinen. Voor payrollwerknemers verandert er veel: zij krijgen een betere rechtspositie en betere arbeidsvoorwaarden. Een payrollcontract moet minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie bieden als werknemers die in dienst zijn. Oproepkrachten krijgen meer zekerheid over werk en inkomen.

Premiedifferentiatie WW kent een lage en hoge AWf-premie. De contractvorm bepaalt welke premie je betaalt. De sectorpremie is vervallen. Een vast contract geeft de lage WW-premie en een flexibel contract de hoge.

De Belastingdienst bundelt de vragen over de lage en hoge AWf-premie in een Kennisdocument. Daarin staat wanneer welke premie geldt. De gegevens uit de loonadministratie zijn leidend voor de aangifte loonheffingen. De contractvorm hoort daarom als vast gegeven in die administratie te staan. Naast de contractvorm leg je de ingangsdatum en het einde van het contract vast.

Vast versus flexibel contract: WW-premie

Ketenregeling, transitievergoeding en ontslag: HR-processen aanpassen

Sinds 1 januari 2020 kunnen werkgever en werknemer 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar sluiten. Het contract daarna is automatisch vast. Tot en met 31 december 2019 konden partijen 3 tijdelijke contracten in maximaal 2 jaar aangaan. Zit er meer dan zes maanden tussen twee contracten, dan begint de ketenregeling opnieuw.

In een cao kan de tussenpoos worden verkort tot 3 maanden. Dat geldt bij tijdelijk terugkerend werk dat niet tot seizoensarbeid beperkt is en maximaal 9 maanden per jaar kan worden gedaan.

Sinds 2020 geldt een uitzondering voor invalkrachten in het basis- en speciaal onderwijs. Wie tijdelijk een zieke leraar vervangt, krijgt na meerdere tijdelijke contracten niet automatisch een vast contract. Dat hoeft niet meer in de cao te staan.

Er is een nieuwe ontslaggrond: de cumulatiegrond. Ontslag is ook mogelijk als omstandigheden uit verschillende ontslaggronden samen een redelijke grond voor ontslag vormen. Deze ontslaggronden lopen via de kantonrechter. Bij ontslag op basis van de cumulatiegrond kan de rechter een extra vergoeding aan de werknemer toekennen.

De werknemer heeft vanaf de eerste werkdag recht op de transitievergoeding bij ontslag. Ook de berekening van de transitievergoeding is gewijzigd. Neem dat mee in je proces voor uitdiensttreding en in de reservering of berekening van de kosten.

De limitatieve gronden in artikel 7:669 lid 3 BW sub a tot en met i zijn: bedrijfseconomische redenen, langdurige arbeidsongeschiktheid, frequent ziekteverzuim, disfunctioneren, verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer, werkweigering wegens gewetensbezwaren, verstoorde arbeidsverhouding en andere omstandigheden. Daar hoort ook de cumulatiegrond bij. De gronden zijn genummerd a tot en met i. De cumulatiegrond is de i-grond. De andere gronden zijn a tot en met h.

De cumulatiegrond (i-grond) betekent dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst kan ontbinden. Voorwaarde is een combinatie van omstandigheden die relevant zijn voor de gronden c, d, e, g en h. Die combinatie moet maken dat van de werkgever niet in redelijkheid kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. Bij toewijzing kan de rechter een extra vergoeding toekennen bovenop de transitievergoeding.

De werkgever kan de arbeidsovereenkomst opzeggen als daarvoor een redelijke grond bestaat en herplaatsing van de werknemer niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Voorheen moest een werkgever één ontslaggrond volledig kunnen aantonen, bijvoorbeeld disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie.

Ketenregeling tijdelijke contracten in stappen

Ontslaggronden artikel 7:669 lid 3 BW

Loonadministratie en loonheffingen: wat je moet bijhouden

Als werkgever moet je een loonadministratie bijhouden. De gegevens daaruit bepalen de aangifte loonheffingen. Houd je loonstaten actueel; ze horen bij je loonadministratie.

Je doet elke maand of elke 4 weken loonaangifte. Daarvoor heb je een loonheffingennummer nodig. Meld je daarom eerst aan als werkgever.

Ook als je geen loon of loonheffingen hoeft aan te geven, doe je aangifte. Heb je in een aangiftetijdvak geen werknemers in dienst, dan doe je een nihilaangifte. Heb je wel werknemers maar geen loon uitbetaald, dan doe je een nulaangifte.

Heb je een fout gemaakt? Dan kun je die herstellen en de aangifte opnieuw versturen. Dat lukt niet als de aangiftetermijn al is verstreken wanneer je wilt herstellen. Stuur in dat geval een correctie mee bij de eerstvolgende aangifte.

In het Handboek Loonheffingen staat de loonadministratie in hoofdstuk 3. Loonstaten staan in hoofdstuk 11. De nihilaangifte, nulaangifte en het doen van aangifte staan in hoofdstuk 13. Correcties staan in hoofdstuk 14.

Van het Handboek Loonheffingen verschenen de edities 2026 (uitgave maart 2026) tot en met 2021, met onder meer uitgaven in maart en oktober. De loonbelastingtabellen zijn beschikbaar voor 2026 tot en met 2021. Er is ook een Nieuwsbrief Loonheffingen 2026.

De werkkostenregeling (WKR) hoort ook bij het werkgeverschap. Voor vragen over de aangifte is er Forum Salaris, waar de Belastingdienst, UWV en collega's vragen beantwoorden.

Rond de aangifte zijn er hulpmiddelen: tijdvakcodes, aangiftedatums en betaaldatums, de toelichting op foutmeldingen bij werknemersgegevens en de uitleg van verloonde uren. Er is ook een model opgaaf gegevens voor de loonheffingen en een formulier voor afmelding als werkgever. De formulieren hebben eigen namen: Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen en Afmelding als werkgever. Ook zijn er aparte routes voor de aanmelding als werkgever en het aanvragen van een loonheffingennummer.

Voor eerdere jaren bestaan aparte routes voor de aangifte loonheffingen of correcties over 2025, 2024, 2023, 2022 en 2021. Voor personeel in het buitenland zijn er aparte onderwerpen over loonbelasting en sociale zekerheid, met een Team Grensoverschrijdend werken en Ondernemen.

Loonadministratie en loonaangifte: proces

Salarisadministratie- en HR-systemen kiezen: aangifte en software

Heb je 10 of minder werknemers, dan kun je aangifte doen met de software via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met DigiD als je een eenmanszaak hebt, anders met eHerkenning. Ga na het inloggen naar Loonheffingen en start de loonaangifte voor het tijdvak waarover je wilt aangeven.

Je beantwoordt alle vragen. Bij de volgende aangifte worden je antwoorden automatisch ingevuld, zodat je alleen gegevens aanpast die in dat tijdvak zijn veranderd. Alle aangiften die je hebt gedaan, staan onder Ingestuurde aangiften.

Met 10 of minder werknemers mag je ook commerciële software gebruiken. Voor meer dan 10 werknemers is commerciële software verplicht. Kies je aangiftesysteem op basis van je aantal werknemers en je aangifteverplichting. Zo blijft de loonaangifte aansluiten op je loonadministratie.

Voor salaris- en HR-administratie bestaan zowel losse pakketten als geïntegreerde systemen. BCS HR Essentials is salarisadministratie- en HRM-software; BCS HR Enterprise is een webbased salaris- en HR-systeem. Kijk bij de keuze naar de HR-functies die je nodig hebt en of die aansluiten op je salaris- en HR-processen.

Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces: loongegevens verzamelen (input), loon berekenen (verwerking) en betalen en loonstroken maken (output). De salarisadministratie raakt de boekhouding, de juridische afdeling en projectbeheer. Door branchespecifieke wetgeving bestaan er veel verschillende salarissystemen en -diensten; let daarom op urenregistratie, verlof en verzuim en de koppeling met je boekhouding.

De software moet geschikt zijn voor Digipoort. Je hebt een PKIoverheid services servercertificaat nodig. Verstuur je berichten groter dan 80 MB, dan heb je een FTP-account bij Logius nodig.

Controleer je aangiften achteraf. In Mijn Belastingdienst Zakelijk staan alle gedane aangiften onder Ingestuurde aangiften. De toelichting op foutmeldingen bij werknemersgegevens en de uitleg van verloonde uren helpen bij het opsporen van fouten.

Voor correcties over eerdere jaren bestaan aparte routes. Er zijn routes voor de aangifte loonheffingen of correcties over 2025, 2024, 2023, 2022 en 2021. Je software moet daarvoor het juiste tijdvak en de juiste aangiftedatum kunnen aanhouden.

Aangiftesystemen: drempels en technische eisen

Uitbesteden aan een intermediair: wat je zelf moet regelen

Je kunt de aangifte loonheffingen laten verzorgen door een intermediair. Zorg dat je intermediair over actuele loon- en contractgegevens beschikt. Veel werkgevers besteden uit omdat kennis van actuele wet- en regelgeving ontbreekt of omdat de tijd ontbreekt; medewerkers kunnen met hun loonvragen bij het administratiekantoor terecht.

Uitbesteden kent vier vormen: volledig uitbesteden aan een partij die in haar eigen software verwerkt, uitbesteden op je eigen HR- en salarissysteem (zoals HR2day), tijdelijke ondersteuning door een interim salarisadministrateur, en zelf doen met begeleiding of een periodieke controle volgens het vierogenprincipe. Voor organisaties met 50 tot 200 medewerkers zijn dat de gangbare modellen.

HR4Talent in Roosendaal neemt de complete salaris- en personeelsadministratie uit handen, met HR-abonnementen vanaf €250 per maand en een gratis alles-in-één HR-systeem. Humanwave werkt met HR Start vanaf €4,25, HR Professional vanaf €6,75 en HR Premium vanaf €9,75 per medewerker per maand; meer dan 1000 organisaties gebruiken dat systeem.

Humanwave rekent voor salarisverwerking vanaf €20,50 per medewerker per maand, met een minimum van €130 per maand. Ook Tentoo, Payned, De HR club, GJ HR en HRXcelerate nemen HR- en salariswerk over. Payned verloont je medewerker via payrolling; GJ HR werkt al ruim 25 jaar voor werkgevers in het MKB.

Salarisadministratie wordt op drie manieren geprijsd: per loonstrook (in het MKB 5 tot 15 euro), een staffel per maand (vaste bedragen per schijf, vanaf circa 50 euro) of all-in per medewerker (10 tot 25 euro, inclusief jaarwerk en aangiftes). Vraag wat niet in de offerte staat, zoals jaarwerk, correcties en een extra aangifte.

Let bij de keuze en aansturing van een intermediair op de gebruikte systemen en op hoe wijzigingen in contracten, lonen en uitdiensttreding worden aangeleverd. Let op wie de loonstaten controleert en hoe fouten en correcties worden afgehandeld. Maak duidelijke afspraken over de aanlevering van gegevens en over de termijnen voor de maandelijkse of 4-wekelijkse aangifte.

Vergelijk intermediairs op vaste punten: gebruikte systemen, aanlevering van contract-, loon- en uitdiensttredingswijzigingen, controle van loonstaten, afhandeling van fouten en correcties, en termijnen voor de aangifte. Vraag ook naar de kosten per maand en wat het abonnement wel en niet omvat.

Vraag de intermediair te werken volgens het Handboek Loonheffingen en de geldende loonbelastingtabellen. Blijf zelf de aangiften controleren, via Ingestuurde aangiften in Mijn Belastingdienst Zakelijk of via de rapportage van de intermediair.

Een aantal zaken blijft bij jou als werkgever liggen. Je meldt je eerst aan als werkgever en vraagt een loonheffingennummer aan; zonder dat nummer is er geen loonaangifte. Ook het bijhouden van de loonadministratie en het actueel houden van de loonstaten blijft jouw verplichting.

Wat blijft bij jou als werkgever bij uitbesteding?