Personeelsdossier en bewaartermijnen volgens de AVG

Personeelsdossier en bewaartermijnen: waar knelt de AVG?

De AVG noemt geen concreet aantal jaren voor het personeelsdossier. Ze werkt met opslagbeperking: persoonsgegevens mogen alleen als identificeerbaar gegeven bewaard blijven zolang dat nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zegt hetzelfde: organisaties bepalen zelf hoe lang ze persoonsgegevens bewaren, maar niet langer dan noodzakelijk.

Daar staat een tweede verplichting tegenover. Concrete bewaartermijnen staan in andere wetten, zoals de belastingwetgeving, het Burgerlijk Wetboek en de Archiefwet. De AP noemt dat u sommige gegevens uit de salarisadministratie zeven jaar na uitdiensttreding moet bewaren, net als arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarin.

Het knelpunt is dus niet één termijn. Het is de botsing tussen een fiscaal-administratieve bewaarplicht en de plicht om gegevens te vernietigen zodra ze voor het doel niet meer nodig zijn. Dat verschil werkt beide kanten op.

Voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht, dan kan de belastinginspecteur een aanslag opleggen die hoger uitvalt dan normaal. Volgens ondernemenmetpersoneel.nl is het niet nakomen van de bewaarplicht een strafrechtelijke overtreding met boete of gevangenisstraf als mogelijk gevolg. Bewaart u te lang, dan kan de werknemer verwijdering van zijn gegevens vragen en bij de AP een klacht indienen.

Wat hoort er wel en niet in het dossier?

De AP koppelt de inhoud van het personeelsdossier aan het doel. U bewaart wat noodzakelijk is om de arbeidsovereenkomst met de werknemer uit te voeren. Het gaat om gegevens om beslissingen te onderbouwen, zoals salarisverhoging of ontslag. Ook gaat het om gegevens voor wettelijke verplichtingen, zoals belasting en premies betalen, en om gegevens die belangrijk zijn voor het personeelsbeleid.

Volgens de AP mag u onder meer contactgegevens, salaris, een kopie van het identiteitsbewijs en het burgerservicenummer (BSN) opnemen. Ook mag u verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken opnemen die de werknemer voor akkoord of gezien heeft getekend. Daarnaast mag u klachten, waarschuwingen, de verzuimfrequentie (hoe vaak de werknemer er niet is) en uw persoonlijke werkaantekeningen opnemen.

Daarbij gelden drie eisen: de gegevens moeten kloppen (juistheid), u legt niet meer vast dan noodzakelijk (dataminimalisatie) en ze moeten ter zake doen. Praktisch betekent dat onder meer: bij verzuim legt u de frequentie vast, niet de reden.

Gezondheid, strafrecht en afkomst: de gevoelige uitzonderingen

Gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, gegevens over afkomst (ras/etniciteit) en nationaliteit mag u meestal niet in het personeelsdossier opnemen, aldus de AP. Gegevens over afkomst (ras/etniciteit) zijn bijzondere persoonsgegevens; daarvoor geldt in de regel een verwerkingsverbod. Alleen enkele nauw omschreven uitzonderingen doorbreken dat verbod.

Gezondheid: een werkgever mag in principe geen medische gegevens in het dossier opnemen; alleen de arbodienst of bedrijfsarts verwerkt die. Dat geldt ook als de medewerker bij de ziekmelding uit zichzelf informatie over zijn arbeidsongeschiktheid verstrekt. Alleen voor verzuimbegeleiding mag u een beperkt aantal noodzakelijke medische gegevens verwerken, zoals de verwachte duur van het verzuim en de mate van arbeidsongeschiktheid. Dat mag pas nadat een bedrijfsarts of arbodienst is geraadpleegd.

Geeft u informatie over de medewerker door aan de arbodienst, dan moet u hem daarover informeren. De AP noemt als uitzondering de situatie waarin collega's iets moeten weten om te kunnen helpen, bijvoorbeeld bij epilepsie.

Strafrechtelijke gegevens mag u meestal niet opnemen. Dat mag alleen als de verwerking noodzakelijk is om uw belangen te beschermen, zoals veiligheid en integriteit, als het gaat om strafbare feiten op de werkvloer, of als de verwerking gebeurt in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden. Voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) geldt een aparte lijn: bewaar de VOG niet en maak geen kopie. Noteer alleen in het dossier dát u de VOG hebt gezien, geef het document daarna terug of verwijder de digitale versie.

Afkomst: gegevens over ras of etniciteit mag u alleen opnemen als dat nodig is om de werknemer te identificeren of om positief discriminatiebeleid (voorkeursbeleid) toe te passen. De AP noemt het voorbeeld van toegangspasjes met foto's in een bedrijf met veel werknemers; van zo'n foto kan het ras worden afgeleid.

Voor voorkeursbeleid kan het nodig zijn het geboorteland van de werknemer of van zijn (groot)ouders vast te leggen. Dat mag alleen als de werknemer daar geen bezwaar tegen heeft. Maakt de werknemer schriftelijk bezwaar, dan moet u daar onmiddellijk mee stoppen; hij hoeft daarvoor geen reden te geven.

Geen vaste AVG-termijn: zo onderbouwt u uw bewaartermijn

Omdat de AVG geen formule kent, stelt u per gegevenssoort zelf een passende termijn vast. De AP reikt vragen aan die daarbij helpen: zijn er wettelijke termijnen waaraan u zich moet houden (belastingwetgeving, Archiefwet)? Loopt er nog een juridische procedure, dan moet u de gegevens ook bewaren. Hoe lang hebt u de gegevens nodig voor het doel waarvoor u ze verwerkt?

Kijk daarbij ook naar uw bedrijfsbeleid, bijvoorbeeld als u gegevens nog nodig hebt voor de controle op openstaande facturen. Het uitgangspunt blijft: zo kort mogelijk, en kijk of de termijn nog kan worden aangescherpt. Bent u aangesloten bij een branchevereniging, dan kan een gedragscode aangeven welke bewaartermijnen in uw sector gebruikelijk zijn.

Een bruikbare indeling kent drie fasen. De gebruiksfase is wanneer u de gegevens voor uw verwerkingsdoel verwerkt. De archiveringsfase is wanneer u ze om administratieve of wettelijke redenen bewaart. De laatste fase is wanneer u de gegevens op geen enkele manier meer nodig hebt.

In die laatste fase moet u de gegevens wissen, vernietigen of anonimiseren, tenzij wet- en regelgeving een wettelijke bewaartermijn voorschrijft. Geanonimiseerde gegevens mogen langer bewaard worden, omdat een persoon dan niet meer direct of indirect te identificeren is.

Leg de bewaartermijnen én uw onderbouwing vast, bijvoorbeeld in uw privacybeleid. De AP beoordeelt namelijk of uw onderbouwing redelijk is en of u de termijn gelet op het doel van de verwerking inderdaad zo kort mogelijk houdt. Vermeld de termijnen ook in uw privacyverklaring, zodat werknemers weten hoe lang hun gegevens blijven staan.

Vaste termijnen na uitdiensttreding: 4 weken, 1, 2, 5 en 7 jaar

Naast de AVG-onderbouwing bestaan er wettelijke termijnen die per gegevenssoort verschillen. Voor werknemersgegevens gelden onder meer deze termijnen. Sollicitatiebrieven en -correspondentie mag u zonder toestemming maximaal vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren.

Sollicitatiebrieven en cv's voor eventuele toekomstige vacatures mag u maximaal een jaar bewaren, maar alleen met expliciete toestemming van de sollicitant. Verslagen van functioneringsgesprekken moeten na uitdiensttreding minimaal twee jaar bewaard blijven. Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen bewaart u minimaal vijf jaar. Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden bewaart u minimaal zeven jaar.

Die zeven jaar komt terug bij de fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van de administratie, waaronder de loonadministratie, moeten zeven jaar bewaard worden, zodat de Belastingdienst tot zeven jaar terug controles kan uitvoeren. De AP noemt in dit verband de salarisadministratie, de arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen daarin.

HoorayHR vat het samen als vuistregel dat de meeste personeelsdossiers zeven jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. Per document wijken de termijnen af: één, twee, vijf of zeven jaar. Langere termijnen bestaan ook: bedrijfsmatig onroerend goed en de ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden vallen onder een termijn van tien jaar.

Let op de herkomst van die cijfers: ze komen uit andere wetgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving, niet uit de AVG zelf. Een personeelsdossier is daardoor geen eenheid met één klok, maar een verzameling documenten die elk hun eigen termijn hebben. Bepaal de bewaartermijn dus per document of gegevenssoort en niet per dossier.

Bewaartermijnen voor personeelsdossiers per documentsoort (na uitdiensttreding)

Tijdens het dienstverband al opschonen

Bewaartermijnen gaan niet pas lopen bij het einde van het dienstverband. Zolang een werknemer in dienst is, kunt u volgens ondernemenmetpersoneel.nl volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van het dossier. Gegevens die niet langer relevant zijn — een adreswijziging, een afgehandelde klacht, briefwisseling van een paar jaar geleden — kunt u zonder problemen verwijderen.

Hetzelfde geldt voor uitwerkingen van gesprekken, contracten en wijzigingen die zijn afgerond, mails en informatie over het ziekteverzuim die niet meer nodig is. Dat opschonen is geen vrijblijvende keuze: het volgt uit dataminimalisatie en uit het beginsel dat u gegevens die u niet meer nodig hebt, moet verwijderen. Houd wel de uitzondering in het oog: zolang een wettelijke bewaartermijn loopt, of zolang er een juridische procedure speelt, mag u de betreffende gegevens niet weggooien.

Na uitdiensttreding: splitsen, verwijderen, vernietigen of anonimiseren

Als een werknemer uit dienst gaat, is het hele dossier vernietigen niet de juiste reflex: een deel ervan valt onder een wettelijke bewaartermijn. Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn — genoemd worden gegevens over de ziektekostenverzekering of gevolgde opleidingen — mag u verwijderen.

Werk daarom per document of gegevenssoort een lijstje af. Valt het onder een wettelijke termijn? Dan blijft het staan tot die termijn is verstreken, ook al is het dienstverband beëindigd. Voor de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden is dat zeven jaar, voor de loonbelastingverklaring en ID-kopie vijf jaar, voor functioneringsverslagen twee jaar en voor de arbeidsovereenkomst en wijzigingen zeven jaar.

Is het niet meer nodig en geldt er geen wettelijke termijn, dan zijn er drie opties: wissen, vernietigen of anonimiseren. Anonimiseren is bruikbaar als u de gegevens nog voor statistiek of beleidsanalyse wilt gebruiken, omdat ze dan niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Bepaal per jaar waarin de termijnen aflopen ook wat er daarna gebeurt: verstreken termijnen of gegevens die niet meer nodig zijn, moeten verdwijnen. Een lopende juridische procedure is de tijdelijke uitzondering die u aanhoudt tot het geschil is afgerond.

Beheer en verantwoording: voorkom een sluimerend datalek

Controleer periodiek de persoonsgegevens die u verwerkt. Is de bewaartermijn voorbij of hebt u de gegevens niet meer nodig, dan moet u ze verwijderen of vernietigen. Zijn ze nog wel nodig, dan blijven ze staan in een goed beveiligde omgeving, zoals een beveiligd personeelsdossier of een beveiligde salarisadministratie.

Verantwoording vraagt om vastlegging: leg de bewaartermijnen en de onderbouwing daarvan vast, bijvoorbeeld in uw privacybeleid. Vermeld ze in uw privacyverklaring. Zo kunt u aan de AP uitleggen waarom bepaalde gegevens langer blijven dan andere.

Werknemers hebben daarnaast het recht om verwijdering van hun gegevens te vragen als u die niet meer nodig hebt of als de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Leidt dat niet tot actie, dan kunnen zij een klacht indienen bij de AP. Informeer werknemers bovendien wanneer u hun gegevens doorgeeft aan de arbodienst.