Ziekteverzuim en loondoorbetaling: wat moet een werkgever regelen?

Dit moet u als werkgever in elk geval regelen

Bij ziekte van een werknemer hebt u vier kernverplichtingen: loon doorbetalen, verzuimbegeleiding en re-integratie, meldingen bij UWV en dossiervorming. De loondoorbetaling duurt maximaal 2 jaar (104 weken). Wettelijk geldt een ondergrens van 70% van het brutoloon, in het eerste jaar aangevuld tot het wettelijk minimumloon.

In de eerste 2 ziektejaren zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor re-integratie. De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar beschrijft wat u en uw werknemer in die periode moeten doen. UWV heeft dit uitgewerkt in een stappenplan ziekteverzuim voor werkgevers en een stappenplan voor werknemers.

Regel een arbodienst of bedrijfsarts aan wie ziekte wordt gemeld. Doorloop de vaste Poortwachterstappen (probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties) en doe de UWV-meldingen op tijd. Dek het financiële risico desgewenst af met een loondoorbetalingsverzekering.

Loondoorbetaling bij ziekte: duur, hoogte en uitzonderingen

Volgens artikel 7:629 BW behoudt de werknemer 104 weken recht op 70% van het naar tijdruimte vastgestelde loon. In de eerste 52 weken is dat ten minste het voor hem geldende wettelijke minimumloon. Dat minimum geldt voor zover het loon niet hoger is dan het bedrag in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen voor een loontijdvak van een dag.

In het tweede ziektejaar geldt de 70% zonder aanvulling tot het minimumloon. In een cao of arbeidsovereenkomst kan een hoger percentage of volledige doorbetaling zijn afgesproken.

De wet kent twee afwijkingen op de hoofdregel. Voor een werknemer die doorgaans op minder dan vier dagen per week uitsluitend of nagenoeg uitsluitend diensten verricht voor het huishouden van de natuurlijke persoon tot wie hij in dienstbetrekking staat, geldt een recht op loon van 6 weken. Dat recht geldt in plaats van 104 weken. Hetzelfde geldt voor een werknemer die de AOW-leeftijd heeft bereikt. Tijdens zwangerschaps- of bevallingsverlof heeft de vrouwelijke werknemer geen recht op loon.

Het loon wordt verminderd met geldelijke uitkeringen. Het gaat om uitkeringen uit een wettelijk voorgeschreven verzekering of uit een verzekering of fonds waaraan hij niet deelneemt. De vermindering geldt voor zover die uitkering betrekking heeft op de bedongen arbeid waaruit het loon wordt genoten.

Krijgt de werknemer zo'n uitkering, dan ontvangt de werkgever die doorgaans en geeft hij deze door. Ook mogelijk: de uitvoeringsinstelling keert rechtstreeks aan de werknemer uit en de werkgever vult aan.

Geen recht op loondoorbetaling bestaat in een aantal wettelijke situaties. Dat geldt bij ziekte door opzet van de werknemer. Ook geldt het als de ziekte het gevolg is van een gebrek waarover hij bij een aanstellingskeuring valse informatie heeft verstrekt, waardoor de toetsing aan de belastbaarheidseisen niet juist kon worden uitgevoerd.

Verder bestaat geen recht op loon als de werknemer zijn genezing door zijn toedoen belemmert of vertraagt. Hetzelfde geldt als hij zonder deugdelijke grond passende arbeid niet verricht, terwijl hij daartoe in staat is.

Ook geen recht op loon: als hij zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan redelijke voorschriften of maatregelen gericht op het verrichten van passende arbeid. Dat geldt ook als hij zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak.

Ten slotte bestaat geen recht op loon voor de periode dat hij zonder deugdelijke grond zijn WIA-aanvraag later indient dan voorgeschreven.

Loondoorbetaling bij ziekte: kerncijfers

Wachtdagen en het samenlopen van ziekteperiodes

Meestal loopt de loondoorbetaling vanaf de eerste ziektedag, maar u kunt wachtdagen afspreken. Dan hoeft u over de eerste dag of de eerste twee dagen geen loon te betalen. Dat mag alleen als dit in de arbeidsovereenkomst of cao staat. Wachtdagen gelden niet bij elke ziekmelding: wordt de werknemer binnen 4 weken na eerder herstel opnieuw ziek, dan krijgt hij vanaf de eerste ziektedag doorbetaald.

Ziekteperiodes met minder dan 4 weken ertussen tellen als één ziekteperiode. Dat is onder meer van belang voor de einddatum van de 2 jaar loondoorbetaling. Voorbeeld: een werknemer is 10 weken ziek, hervat en wordt binnen 4 weken opnieuw ziek; de nieuwe ziekteperiode begint dan met de 11e ziekteweek. De periode van twee jaar begint dus niet opnieuw.

Omdat gewerkte periodes zelf niet meetellen, kan de totale duur langer dan twee jaar worden. Ook de beoordeling van de arbeidsongeschiktheid en het bepalen of er recht bestaat op een WIA-uitkering vinden daardoor later plaats.

Re-integratie: bedrijfsarts, plan van aanpak en evaluaties

In de eerste 2 ziektejaren zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor re-integratie. Doel is terugkeer naar werk: de werknemer werkt tijdelijk minder uren, krijgt een aangepaste werkplek, gaat ander werk doen of wordt eventueel gedetacheerd bij een andere werkgever. De vaste stappen komen uit de Wet verbetering poortwachter en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.

De werknemer meldt zich op de eerste ziektedag ziek bij de werkgever. De werkgever geeft dit zo spoedig mogelijk door aan de arbodienst of bedrijfsarts, in het stappenplan veelal binnen een week. Let op: afhankelijk van de afspraken vindt geen automatische oproep plaats en moet u zelf een spreekuurconsult initiëren.

Uiterlijk in week 6 beoordeelt de bedrijfsarts de situatie en stelt hij een probleemanalyse met re-integratieadvies op. Hij adviseert de werkgever wat de werknemer nog kan. Zijn er geen re-integratiemogelijkheden meer, dan is een vervroegde WIA-aanvraag mogelijk, tussen week 4 en week 68 (IVA).

Uiterlijk in week 8, en volgens het schema uiterlijk 2 weken na de probleemanalyse, stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op met afspraken over werkhervatting. De werknemer werkt actief mee aan de uitvoering; de werkgever bewaakt het plan en zorgt voor begeleiding. Het plan wordt elke 6 weken geëvalueerd, met telkens de volgende stap.

Eerst kijkt u naar mogelijkheden binnen de eigen organisatie (het eerste spoor). Adviseert de bedrijfsarts al re-integratie buiten de organisatie, dan kan het tweede spoor eerder starten. Zodra structurele hervatting binnen de eigen organisatie niet meer in zicht is, moet naast het eerste spoortraject een adequaat tweede spoortraject starten, uiterlijk binnen 6 weken na de eerstejaarsevaluatie.

Een tweedespoortraject mag alleen achterwege blijven als er binnen 3 maanden concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie. In week 52 vullen werkgever en werknemer de eerstejaarsevaluatie in (onderdeel van het re-integratieverslag); in week 91 gebeurt dat met de eindevaluatie.

Vaste momenten richting UWV en wat er na 2 jaar gebeurt

In week 42 doet de werkgever de ziekmelding bij UWV (42e-weekmelding), uiterlijk op de eerste werkdag van week 42. Tussen week 44 en 48 wijst UWV werkgever en werknemer op de naderende eerstejaarsevaluatie. De werkgever vraagt dan advies aan de bedrijfsarts en bespreekt zo nodig arbeidsdeskundig onderzoek en het starten van het tweede spoor.

In week 52 stellen werkgever en werknemer de eerstejaarsevaluatie op, in week 91 de eindevaluatie. In week 88 ontvangt de werknemer de UWV-brief dat hij bijna 2 jaar ziek is, met afschrift aan de werkgever en de uiterste datum voor de WIA-aanvraag.

De werknemer dient de WIA-aanvraag uiterlijk in week 93 in, met een volledig re-integratieverslag en alle relevante documenten. De werknemer is aanvrager; de werkgever ondersteunt bij opsturen of uploaden via het UWV-werkgeversportaal. In week 97 tot 100 beoordeelt UWV eerst de re-integratie-inspanningen van werkgever en werknemer en daarna de WIA-aanvraag. In week 104 volgt de beslissing.

UWV kan de WIA toekennen, geen WIA-uitkering toekennen (bij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid) of een loonsanctie opleggen wegens onvoldoende re-integratie-inspanningen. In dat laatste geval wordt geen WIA-uitkering verstrekt.

Werkgever en werknemer kunnen samen de loondoorbetalingsperiode vrijwillig verlengen, bijvoorbeeld als het erop lijkt dat de werknemer binnenkort weer aan het werk kan. Daarvoor vullen zij het formulier 'Aanvragen verlenging loondoorbetaling WIA' in en dienen dit uiterlijk 13 weken voor het einde van de wachttijd samen in.

Tijdlijn ziekteverzuim en Poortwachter: vaste momenten in 2 jaar

Als de werknemer niet meewerkt: wanneer mag loondoorbetaling stoppen?

Naast de wettelijke gevallen hoeft u het loon ook niet door te betalen als de werknemer zijn werk niet verricht terwijl hij daartoe in staat is. Dat geldt bijvoorbeeld bij een onterechte ziekmelding. Ook niet als hij de arbodienst niet de vereiste informatie over zijn verzuim geeft.

Stopzetting is geen automatisme: u moet kunnen aantonen dat de situatie zich voordoet. Leg daarom vast wat is afgesproken, welke oproepen en voorschriften zijn gegeven, wat de werknemer heeft geweigerd of nagelaten en wat de bedrijfsarts daarover adviseerde. Zonder die vastlegging loopt u het risico het loon onterecht niet door te betalen.

Tijdelijk contract, oproepkracht en uitzendkracht

Eindigt een tijdelijk contract tijdens ziekte, dan stopt de loondoorbetaling bij het einde van het contract. Mogelijk kan de werknemer een Ziektewetuitkering aanvragen bij UWV.

Bij een oproepcontract bepaalt het contract hoe lang u loon doorbetaalt; dat hangt af van het aantal overeengekomen of gemiddeld gewerkte uren. Afhankelijk van de contractafspraken bestaat recht op loondoorbetaling of op een Ziektewetuitkering.

Voor uitzendkrachten staan de afspraken over loon bij ziekte in de cao voor uitzendkrachten. UWV begeleidt en re-integreert zieken zonder werkgever, waaronder uitzendkrachten en werklozen.

Loondoorbetaling bij ziekte per contractvorm

Financiële voorbereiding en verzekering

Beperk de financiële gevolgen van ziekte en re-integratie, bijvoorbeeld via een verzekering voor loondoorbetaling. Uitkeringen en aanvullende verzekeringen kunnen uw betalingsverplichtingen beïnvloeden. Houd ook rekening met de wettelijke verrekening: het loon wordt verminderd met geldelijke uitkeringen uit een wettelijke verzekering of uit een verzekering of fonds waaraan de werknemer niet deelneemt. Dat geldt voor zover die uitkeringen betrekking hebben op de bedongen arbeid.

Leg de afspraken met uw arbodienst of verzekeraar vooraf vast. Afhankelijk daarvan moet u een spreekuurconsult zelf initiëren in plaats van te wachten op een automatische oproep; sommige arbodiensten of verzekeraars vragen de ziekmelding al op de eerste ziektedag. Plan ook tijdig het spreekuurconsult van de bedrijfsarts voor de WIA-aanvraag en, waar nodig, arbeidsdeskundig onderzoek bij de eerstejaarsevaluatie.

Checklist voor werkgevers

Checklist voor werkgevers bij ziekteverzuim